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Workshops organisieren und vermarkten

Workshops organisieren, vermarkten, abrechnen, durchführen, qualitätssichern und Dienstleistungen nachverkaufen

Ziele

1) Workshops zu jedem Thema in Facility Management vermarkten
2) Hohe Teilnehmeranzahl in jedem Workshop
3) Weitestgehend automatisierte Abwicklung aller Workshopvarianten
4) Hochzufriedene Teilnehmer und Dozenten
5) Hohe Erträge zum Ausbau dieses Geschäftsfeldes (Katalog, Kontakt zu Bildungseinrichtungen)

Zuständigkeiten

In der "Zentrale"

Vorgehensweise

Workshops organisieren und vermarkten

Neue
Workshops erstellen:

1. Workshopleiter gibt Titel und Beschreibung

2. Ein entsprechendes Signet wird von Claudia Schneider erstellt.

3. Der Workshop wird in pit eingestellt, daraus werden dann die Anmeldelinks erzeugt. (Button: Links anzeigen) immer drei Termine im Voraus planen. (Dozenten informieren)

4. Achtung: bei zweitägigen Workshops beide Tage unter dem Reiter „Veranstaltungstage“ eintragen.

5. Unter dem Reiter „ Einladungen“ überprüfen ob die Anmeldungen an Dozenten, Reimer und Bearbeiter gehen, evtl. Zertifikatstext beim Dozenten erfragen oder aus der Agenda erstellen. Anfahrtsbeschreibungen überprüfen. (ist beides unter „Bemerkungen“ zu finden)

6. Raumbuchungen in Hamburg gleich vornehmen, unterscheiden zwischen Raum Hoheluft (Schulungsraum 1) oder Altona ( Schulungsraum CAD), als Status bestätigt eintragen.

7. Workshop im Outlook Workshopkalender und evtl. beim Dozenten eintragen.

8. Auftrag erzeugen: Bei Hamburger Workshops 14 Tage vorher, bei allen anderen 3 Wochen vorher, ob genügend Anmeldungen vorhanden sind. Bei nicht Hamburger Workshops muss dann ggf. noch ein Raum gebucht werden. Endgültige Absage bei zu geringer Anmeldezahl für HH 1 Woche, für alle anderen 14 Tage.

9. Wenn genügend Anmeldungen sind, muss eine erneute Wiedervorlage ein paar Tage vorher erfolgen um das Catering zu bestellen (HH = Durst & Günther) und die Unterlagen zu drucken.

10. Workshops auf der Website hinterlegen, bei Anmeldung wird folgender Link verwendet:
Liste als IFRAME mit Veranstaltungslink und Agendalink nach Thema: (meistens der erste Link).

11. Wenn die Website aktualisiert ist, muss der Link für den Workshop noch in pit unter „Thema“ eingegeben werden (Website und Agenda)
Bereits vorhandene Workshops erstellen:

Nur die Punkte 3 – 9 müssen erfolgen. Bereits vorhanden Workshops kopieren und die Daten entsprechend ändern.


Mailing entwerfen bzw. überprüfen

Alle Supermailer betreffenden Dateien liegen unter: Remotedesktop

Laufwerk L (FM-Connect)

Mailing

Jahreszahl

Workshoptitel oder Infobriefe oder Partner u. KundenveranstaltungenFällige Einladungen (Erinnerungen, Last call) sind in pit unter: Geschäftsprozesse – Akademie – Bearbeitung – Veranstaltungen mit fälligen Einladungsmails…. zu finden.

Für jeden Workshop wird ein eigener Ordner mit dem WS Datum angelegt und alle relevanten Dinge (Excel, Supermailerdaten, HTML Dateien, Anmeldeformulare) werden dort gespeichert.

Für einen bereits bestehenden Workshop einladen:

Supermailer
Vorhandenes Mailing aufrufen, neu speichern (Datei – Projekt speichern unter – Neuen Ordner anlegen - Speichern z.b. als Einladung Workshoptitel Datum.smp) Daten im Titel und Text ändern. Anmeldelinks im Signet und im Text ändern. Aktuelle Workhops zu diesem Thema aus der Website kopieren und ganz unten einfügen.

Für immer wiederkehrende Formulierungen (z. b die Anrede etc. ) gibt es Textbausteine, zu finden unter – Feld einfügen. Um neue Textbausteine anzulegen: Bearbeiten - Textbausteine

Serienmailvorschau aufrufen und alle Links überprüfen. Aus pit Veranstaltung – Links anzeigen: Anmeldelink ist der „Lila“ Link.

Den evtl. vorhandenen Anhang löschen (Dateianhänge der Mail) und einen neuen für die Workshopanmeldung erzeugen. Das Wordformular liegt als Datei im Mailing Ordner. Workshoptitel und - datum ändern und als .pdf zu diesem Workshop speichern und an die Mail anhängen.

Absenderangaben:

Eine Liste der möglichen Absenderangaben liegt als Datei im Ordner: Mailing.
Absenderangaben werden eingestellt unter:

-Projekt
- Einstellungen für den E-Mail Versand
- 1. Reiter: E-Mail Adressen, Absender E-Mail Adresse: auswählen s. o., Angezeigter Absender Name: kann frei ausgewählt werden, Antworten sind zu schicken an: muss das gleiche sein wie Absender E-Mail Adresse.

2. Reiter: E-Mail-Versand, Benutzername muss wie Absender E-Mail Adresse sein, aber mit der Endung .de

Immer E-Mail Versand testen klicken.

Outlook
In Outlook für dieses Mailing eine eigene Regel im öffentlichen Ordner „Workshop“ - „Posteingang“ - „Rückl. Workshops“ unter dem Workshoptitel anlegen. Dort sollten dann alle Rückläufer landen. Diese Regel kann nach ca. 1 Woche wieder gelöscht werden.

Regeln werden angelegt: Extras – Regeln und Benachrichtigungen – Bestehende Regel kopieren und dann „Nach Erhalt der Nachricht“ ändern und „diese in den Ordner“ ändern, darüber kann ein neuer entsprechender Ordner erstellt werden. Dann noch den Regelnamen ändern und aktiv schalten.

Pit
Filterung in pit, Reiter: „Einladungsfilter“ , Nutzergruppen: Gesundheitswesen, Immobiliennutzer ohne Gesundheitswesen und Service Management. Regionen, kommt darauf an, wo der Workshop stattfindet. Geschäftsfelder auch je nach Workshopthema ankreuzen.

Bei manueller Filterung, z.B. für Partner Infobriefe, immer filtern nach „E-Mail Adresse enthält ein @“, Mailing Haken „ja“ und danach weitere Kriterien.

Einige sind schon angelegt unter Filter 2014.

Z.B.: Transfair Filter: . Postleitzahl im Intervall von 20000 - 25999, Netzwerk: Transfair Potential, -Interessent, - Interessent15, - Partner, FM-Connect-Partner, FM-Connect-beitragsfrei, CAD-Consortium Partner, CAD-Consortium beitragsfrei.

Filter für Frühstückseinladungen: liegt auch unter Filter 2014 "Einladung Frühstück" oder Netzwerk: FM-Connect-Interessent, FM-Connect-Interessent15, FM-Connect-Potential, CAD-Consortium Interessent, CAD-Consortium Potential. Postleitzahl: im Intervall 20000 - 25999. Zweite Filterung: Netzwerk: FM-Connect-Partner, FM-Connect-beitragsfrei, CAD-Consortium-Partner, CAD Consortium-beitragsfrei.

Open House Einladungsfilter liegt auch unter Filter 2014: Open House Einladungsfilter, oder: 1. Filterbedingung: Funktion: enthält: "leit", "führ", "archi", "assis", "prok", "vors", "mana", "gf", Postleitzahl: beginnt mit 2. 2. Filterbedingung: Netzwerk: FM-Transfair Partner, FM-Connect Partner, beitragsfrei , Interessent, Interessent15 und Potential, CAD-Consortium Partner und beitragsfrei. 3. Filterbedingung: AP-Nr: gleich: 0078250, 0078249, 0078224, 0078212, 0078216, 0078200, 0078219, 0078208, 0076382.


Unter der jeweiligen Veranstaltung ein Marketing Mailing erzeugen und die Absenderadresse , Status und Anzahl E-Mails etc. eintragen.

Excel
Adressliste für Einladung, Speicherort: Laufwerk L (FM-Connect) – Mailing – Jahreszahl – Workshop usw. Es wird eine CSV Tabelle erstellt, diese muss dann als Excel Tabelle nach Bearbeitung gespeichert werden. Tabelle aufrufen, nach Titel sortieren und alle nicht sinnvollen Titel löschen. Es bleiben nur Adelstitel, Dr. und Prof. stehen.

Supermailer
Im Supermailer dann auf „Empfänger der E-Mail“ gehen, dann auf“ Importieren“, aus „Excel“ auswählen, Excel Dateinamen suchen und auf „jetzt importieren“ gehen, Duplikate entfernen lassen.

Dann wieder zurück auf „Text der E-Mail“ und auf „E-Mail jetzt versenden gehen“ , dann im Pop-up bei der „Warnung“ nein anklicken, beim nächsten Pop-up unbedingt „Test E-Mail versenden“ anklicken. E-Mail Adresse ändern, muss bei jedem Projekt dann nur einmal gemacht werden.

Wenn dann alles richtig ist, kann der Versand entweder manuell ausgelöst werden: wie oben, nur dann auf „jetzt versenden“ klicken. Oder er kann zeitversetzt erfolgen über den „Super Mailer Planer“ Dort werden evtl. alte Termine gelöscht und der neue Termin eingegeben. Darauf achten, dass „Automatischer Report im HTML-Format nach….“angekreuzt ist. Achtung: Supermailer selber muss für diesen zeitversetzten Versand geschlossen sein.

Genauso wird dann mit Einladungen bzw. Last call verfahren. Erfahrungsgemäß ist es nur sinnvoll, einen Last call rauszusenden, wenn bereits Anmeldungen bestehen.

Rückläufer sichten ( in den angelegten Ordner kann man auch noch suchen nach: „abwesen“, „automat“ und „unzustell“ etc.) und in der Datenbank ggf. ändern, bei Newsletterabmeldung wird statt der E-Mail Adresse „Nein“ eingetragen, der Haken bei Mailing rausgenommen und alle Geschäftsfelder auf „D“ gesperrt gesetzt.





Stornofristen überwachen
Eigene Workshops in HH in unseren Räumen werden 1 Woche vorher abgesagt, nach Rücksprache mit dem Dozenten. Auch aus der Raumbuchung und Outlook Kalender rausnehmen. Workshops in anderen Städten 14 Tage vorher, es sei denn für Schulungsräume bestehen andere Stornofristen.

Namensschilder, Tischkarten und Teilnehmerlisten vorbereiten
Wenn der WS stattfindet, Zertifikate, Tischschilder, ggf. Namensschilder, Teilnehmerlisten (für alle Teilnehmer) und Anwesenheitsliste drucken.

Catering
In Hamburg bei Durst& Günther bestellen, 3 halbe Brötchen pro Person zu um 10.00 Uhr. In anderen Veranstaltungsorten s. Anlage im Ordner Mailing.





Nach dem Workshop
Der Dozent bekommt automatisch eine Mail mit der Bitte um Angabe der tatsächlichen Teilnehmerzahl. Dann werden diese in pit als teilgenommen angehakt und erhalten damit automatisch eine Mail mit der Bitte um Bewertung. Bei dem Workshop dann den Haken bei „Aktuell“ rausnehmen.

Wenn alle Zahlungen eingegangen sind( meistens am Monatsende) bekommen Partnerunternehmen eine Gutschrift, ein Muster liegt auch im Ordner Mailing. Das Gutschrift Dokument heißt: Gutschrift WS Variante A FM-Connect Partner.

Auswertungen

  • Einnahmen- und Margenliste
  • Mehrfachteilnehmer
  • stattgefundene Workshops
  • abgesagte Workshops
  • Anzahl Anmeldungen pro Workshop
  • Bewertung einer Veranstaltung
  • geplante Worlkshops
  • Anzahl Mailings zu Veranstaltungen mit Rückläufern
  • Zufriedenheit der Teilnehmer
  • Anmeldungen nicht kostenpflichtig
  • Veranstaltungsteilnehmer mit Kontaktwunsch
  • Rennerliste pro Ort
  • Anmeldungen kostenpflichtig
  • Rennerliste pro Thema