Fachwissen und Dokumente managen

1. Ziele

1.) Einheitliche Dateiablage in der Struktur der 15221-4
2.) Schnelles Suchen und Finden von Dokumenten und Projekten, da jedes Dokument seinen Leistungsbereich auf Laufwerk F eingeordnet (siehe Prozessübersicht) ist. Je spezifischer ein Dokument ist, desto spezifischer wird dieses Dokument einem Leistungsbereich zugeordnet.
3.) Bereinigen, also alte Varianten von Dokumenten löschen, aber die aktuellste Variante stets erhalten
4.) Vermarktung, bei hohem Reifegrad von Dokumenten können Marketingaktionen angestoßen werden. Die Selbsteinschätzung Kay Meyer soll während des Aufsortierens der Dokumente gepflegt werden
5.) Partnergewinnung; wo wenig Dokumente vorhanden sind, kann die Partnergewinnung zur Komplettierung des know-hows angestoßen werden.
6.) Die FM-Leistungsbeschreibung laufend komplettieren. Möglichst in vorhandenes System einordnen. Erst wenn nicht sinnvoll möglich, neue Unterüberschrift anlegen.
7.) Zuordnung von Projekten zu Leistungsbereichen
Def: Projekte sind durch Kundenaufträge gekennzeichnet. Die Verfahrensweise der Einordnung ist von der Projektgröße unabhängig. Allerdings können unterschiedlich viele selbsterklärende Unterverzeichnisse vorhanden/angelegt sein. Im Projektnamen soll der Firmenname des Kunden enthalten sein. Projekte werden nicht aufgegliedert. Wenn mehrere (technische) Anlagen in einem Projekt vorhanden, Zuordnung gem. Kostengruppen (in Überschrift benennen z.B. „Instandhaltung“). Bei Projekten ist die Grobgliederung hinreichend. Feingliederung nur bei Bedarf.
8.) Es erfolgt keine inhaltliche Bewertung der einzelnen Dokumente.

2. Vorgehensweise

Teilprozess: Dokumente aufsortieren

1.) Hauptverzeichnisse entsprechend Prozessübersicht
2.) Unterverzeichnisse wie folgt
- A Grundlegendes
- B Tools (Arbeitshilfen zum Verkauf über einen Dokumenten-Shop)
- C Geschäftsprozesse, mit den Unterverzeichnissen "A Prozesse", "B Eingabedokumente", "C Ausgabedokumente"
- D Workshops
- E Projekte (hierunter je Projekt ein selbstsprechendes Verzeichnis mit klaren Unterverzeichnissen)
- F Normative
- G Weiteres
Weitere Unterverzeichnisse hierunter sind zugelassen
3.) Dokumentenbezeichnung
Prozessnummer-Bezeichnung-layout (zum Layout)
Prozessnummer-Bezeichnung-für Shop (für Shop geeignet, ab noch nicht im Shop)
Prozessnummer-Bezeichnung-Shop (im Shop enthalten)
4.) Prozess Aufsortieren der Dokumente (grob)
- Alle Dokumente zunächst Verzeichnisweise auf Laufwerk F den o.g. Unterverzeichnissen zuweisen
5.) Prozess Aufsortieren der Dokumente (fein)
- Erst dann die Dokumente aufsortieren, benennen und ggf. zentrale Leistungsbeschreibung ergänzen/überarbeiten.

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