Flächenmanagement

6.210

Ziel des Flächenmanagements aus Sicht eines Mieters oder (Selbst-) Nutzers ist es, die Leistungsfähigkeit der von ihm belegten Flächen zu steigern, d.h. bei der Nutzung von Flächen jeder Art den Nutzen zu mehren und den Aufwand zu verringern. Der Nutzen der Fläche, insbesondere der Arbeitsplatzfläche, besteht darin, als Ort des produktiven Handelns eine Lokalität bereitzustellen, die in Größe und Beschaffenheit geeignet ist, Arbeitsprozesse zu unterstützen. Fläche gilt dabei als eine Voraussetzung für Produktivität und Wertschöpfung. Der Aufwand besteht in den Kosten der Flächenbereitstellung und Flächenbewirtschaftung, wobei sich Fläche und Kosten in der Regel proportional verhalten.

Das Streben nach Optimierung des Verhältnisses zwischen Wertschöpfung (=Nutzen) und flächenbedingten Kosten (=Aufwand) bedeutet somit Verbesserung der wirtschaftlichen Effizienz der Flächennutzung durch:

• Erhöhung der Produktivität auf gleich bleibender Fläche, z.B. durch effektivere Nutzung bisher brachliegender Fläche oder Anpassung der Flächenausstattung an den aktuellen Bedarf,

• Verringerung der Fläche bei gleich bleibender Produktivität, z.B. durch Flächenverdichtung oder Weggabe bisher belegter, aber ungenutzter Fläche,

• eine Kombination aus beidem,

• eine Vergrößerung der genutzten Fläche bei gleich bleibenden Kosten bzw. eine Senkung der Flächenkosten bei gleich bleibender Fläche, z.B. durch Vertragsverhandlungen mit dem Vermieter, gilt nicht als Flächenmanagement im engeren Sinne.

6.211.1

Als Werkzeug zur Visualisierung sind an ein CAD-System mindestens folgende Anforderungen zu stellen:

• gleichfarbige Darstellung aller Flächen gleicher Nutzungsart nach DIN 277-1 und -2, gif, DIN 13080, ff

• gleichfarbige Darstellung aller Mietflächen mit exklusivem Nutzungsrecht sowie aller Mietflächen mit gemeinschaftlichem Nutzungsrecht,

• gleichfarbige Darstellung aller Flächen eines zugeordneten Nutzers (z.B. Organisationseinheit),

• als Kalkulationsgrundlage für Reinigungsleistungen: gleichfarbige Darstellung aller Flächen gleichen Bodenbelags,

• optional weitere Funktionalitäten.

6.211.2

• Die für das FLM benötigten Daten sind sinnvollerweise in Anlehnung an die Struktur nach GEFMA 400 darzustellen.

• Das Flächenmanagement hat für eine Pflege der aufgeführten Daten Sorge zu tragen.

• I.d.R. erfolgt die Pflege im Rahmen der FM-Software.

6.213.1

• bei anstehenden Neubauten oder Umzügen ist der Gesamtflächenbedarf aus der Summe des Flächenbedarfs der einzelnen Nutzer (z.B. Organisationseinheiten) zu ermitteln. Hierbei sind die Bedarfszahlen auf Übereinstimmung mit den Flächenstandards zu überprüfen,

• Abweichungen (in Hinblick auf Form, Größe oder Ausstattung) sind zu hinterfragen, zu bewerten und zu klären,

• die abgestimmten Nutzeranforderungen sollen durch das Flächenmanagement freigegeben werden.

6.212

Die Flächendaten umfassen Angaben über sämtliche belegten bzw. kostenverursachenden Flächen.

Ein Flächenverzeichnis muss für FLM mindestens folgende Daten enthalten:

• Auflistung sämtlicher vorkommender Einzelflächen und Räume mit Fassadenachsmaß, Raumtiefen, Raumnummern und Zuordnung nach DIN 277, gif, DIN 13080, ff

• Verzeichnis der Einzelflächen nach Mietflächen mit exklusivem oder gemeinschaftlichem Nutzungsrecht sowie Allgemein- (Nichtmiet-) flächen,

• Angabe der technischen Grundausstattung (Fläche beheizt, belüftet, beleuchtet, usw.).

Die Belegungsdaten umfassen:

• Auflistung der Arbeitsplätze mit Ausstattung auf der genutzten Fläche,

• Zuordnung der exklusiv genutzten Flächen zu den Organisationseinheiten und Kostenstellen mit Angabe der jeweiligen Art und Anzahl der Arbeitsplätze.

Um beurteilen zu können, welche Ansatzmöglichkeiten sich im Rahmen eines bestehenden Mietvertrages ergeben (z.B. Teilkündigung), müssen die Vertragskonditionen transparent und aktuell zur Verfügung stehen

6.213.2

• Der spezifische Flächenbedarf ist ein Kennwert, der die Grundfläche je Nutzungseinheit wiedergibt, Eine Nutzungseinheit kann dabei ein Arbeitsplatz in einem Büro sein, ein Ausbildungsplatz in einer Lehreinrichtung, eine Fertigungseinheit in einem Produktionsbetrieb oder ein Bett in einem Krankenhaus.

• Bei der Grundfläche ist die Art der Fläche nach DIN 277 anzugeben.

• Übliche spezifische Flächenbedarfszahlen sind z.B.:

• Kombibüro: 10 - 12 m 2;HNF2 / Büroarbeitsplatz,

• Zellenbüro: 10 - 15 m 2; HNF2 / Büroarbeitsplatz,

• Großraumbüro: 8 - 15 m 2; HNF2 / Büroarbeitsplatz.

• Die Schwankungsbreiten ergeben sich durch unternehmensspezifische oder standortbedingte Anpassungen und durch die unterschiedlichen Arten der Bürotätigkeiten. Ein Standard-Büroarbeitsplatz kann eher an den unteren Grenzwerten orientiert werden, ein Konstruktionsarbeitsplatz an den oberen Grenzwerten.

• Räumliche Gestaltung von Arbeitsplätzen und Verkehrswegen,

• die Größe eines Arbeitsplatzes wird bestimmt durch Flächenmaße der benutzten Werkzeuge und Ausrüstungen, sowie abgelegter Instandhaltungsmaterialien und -objekte,

• Baufreiheit und Verkehrsfreiheit für die benutzten Werkzeuge und Ausrüstungen bei ihrer Nutzung sowie beim Einund Abbau,

• Bewegungsräume für die Instandhalter,

• die freie unverstellte Fläche am Arbeitsplatz muss so bemessen sein, dass sich die Arbeitnehmer bei ihrer Tätigkeit unbehindert bewegen können Für jeden Arbeitnehmer muss an jedem Arbeitsplatz mindestens eine freie Bewegungsfläche von 1,50 m 2; zur Verfügung stehen. Die freie Bewegungsfläche soll an keiner Stelle weniger als 1,00 m breit sein (nach 24 Arbeitsstättenverordnung),

• Bewegungsräume für Vorgesetzte und Aufsichtführende, wenn notwendig,

• Bewegungsräume für mögliche Sicherungsund Rettungsmaßnahmen,

• für die Gestaltung der Zugänge zu Arbeitsplätzen als Verkehrswege müssen berücksichtigt werden:
  Transportmaße und Manövriermöglichkeit für den An- und Abtransport:

• Werkzeuge und Ausrüstungen,

• Instandhaltungsmaterialien und

• Instandhaltungsobjekte.

• die Breite der Wege ist nach Abbildung 1 zu bemessen, soweit keine Sondervorschriften bestehen,

• die Ermittlung der Personenanzahl aus dem Einzugsgebiet ergibt sich aus der Betriebsart Verkehrsspitzen, z.B. bei Schichtwechsel, sind zu beachten,

• die Breite von Verbindungsgängen kann in Ausnahmefällen 0,60 m betragen.

6.213.3

Es werden die verschiedenen Flächenkennwerte (nach Ziffer 58 ff) gebildet und ausgewertet:

• Flächennutzungsgrad für die Gesamtfläche,

• Belegungsgrad für die Gesamtfläche,

• spezifischer Flächenbedarf über die Gesamtfläche,

• als Gesamtfläche ist hierbei die gesamte Mietfläche im Objekt bzw. die Gesamtfläche des selbstgenutzten Objektes anzusetzen,

• die Kennwerte können zusätzlich auch für verschiedene Nutzereinheiten ermittelt werden, sofern diese eindeutig voneinander zu trennen sind. Als Nutzereinheiten bieten sich in der Regel die Organisationseinheiten des Unternehmens an,

Die gebildeten Kennwerte können intern oder extern verglichen werden:

• Kennwerte der Organisationseinheiten untereinander,

• verschiedene Unternehmensstandorte untereinander,

• Vergleich mit Externen,

• bei jeglichen Vergleichen ist auf eine einheitliche Erhebung zu achten.

6.214.1

Bei der Umsetzung der abgestimmten und freigegebenen Nutzeranforderungen in erste Belegungspläne für ein neues Objekt wirkt das Flächenmanagement mit. Ziel dieser Teilleistung ist es, die Nutzeranforderungen hinsichtlich Flächengröße und Anordnung von Flächen zueinander möglichst genau umzusetzen und zwangsläufige Abweichungen mit den Nutzern abzustimmen.

Bei der Flächen- und Belegungsplanung von Büroarbeitsplätzen ist DIN 4543 zu beachten.

Gebäudegrundraster (Fassadenachsmaß) zwischen 1,25 m und 1,35 m ergeben (bei Trennwandstärken von rund 0,1 m) lichte Raumbreiten wie folgt:

Das kleinere Rastermaß findet eher bei Kombibüros Anwendung, die größeren bei Zellenbüros.

Lichte Raumtiefen zwischen 4,20 m und 5,60 m ergeben Raumflächen ab 10,08 m2; (Mindestgröße für Kombibüro).

6.214.3

• Die realisierbaren Lösungsvarianten werden mit ihren Vorund Nachteilen, d.h. Bewertung hinsichtlich Nutzwert und Wirtschaftlichkeit, dargestellt.

• Damit werden den Entscheidungsträgern die erforderlichen Grundlagen ihrer Entscheidungsfindung vermittelt.

• Eine Handlungsempfehlung wird ausgesprochen

6.214.2

Die Nutzwertanalyse bewertet die realisierbaren Lösungsmöglichkeiten mittels eines dimensionslosen Nutzwertes, der den objektiven bzw. subjektiven Wert einer Auswahlalternative angibt. Damit kann eine Rangordnung bezüglich der Vollwertigkeit der Alternativen hergestellt werden. Die grundsätzliche Vorgehensweise besteht aus den folgenden Schritten:

• Auswahl und Formulierung von Bewertungskriterien,

• Gewichtung der Bewertungskriterien,

• Ermittlung der Erfüllungskriterien pro Kriterium und Alternative,

• Nutzwertberechnung,

• Aufstellen einer Rangfolge,

• Wirtschaftlichkeitsvergleich.

Die verschiedenen Alternativen sind auch in ihren wirtschaftlichen Auswirkungen zu vergleichen.

Hierbei sollen mittels gängiger finanzmathematischer Methoden die einmaligen Kosten (z.B. Umbau- oder Umzugskosten) und die laufenden Flächenkosten berücksichtigt und über einen vorgesehenen Nutzungszeitraum hochgerechnet werden.

Auf diese Weise sollen die Amortisation der empfohlenen Maßnahmen sowie die längerfristigen Einsparpotentiale nachgewiesen werden.

Für die Simulation steht auch speziell entwickelte Software zur Verfügung.

Ihre Anwendung ist abhängig vom Kosten-Nutzenverhältnis.