Liegenschaftsmanagement

6.700

Die Immobilienverwaltungen als ein wesentlicher Vermögens- und Kostenblock im Blickfeld der Optimierungsüberlegungen des Unternehmens soll den Übergang von der reinen Verwaltung der Liegenschaften zu einem aktiven Immobilienmanagement vollziehen, das langfristig die Anforderungen der Verwaltung an Immobilienbereitstellung und -bewirtschaftung erfüllen kann.

6.710

Zu den Leistungen der Hausverwaltung gehören folgende Aufgaben, sofern sie nicht auf andere Leistungsträger des FM dieser Aufstellung zweckmäßigerweise übertragen wurden:

Buchführung, Rechnungskontrolle und -anweisung, Geldverwaltung, monatliche Auswertungen und Berichtswesen, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Eigentümerversammlungen, Hausordnung, Verträge für den Vermieter / für die Gemeinschaft, überwachen der Dienstkräfte, öffentliche Belange, technische Kontrollen des Mietobjektes / am Gemeinschaftseigentum, Empfehlung zur Auftragsvergabe, Auftragsvergabe, Überwachung, Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen, Reinigung innen und außen, Müllentsorgung, regelmäßige Überwachung aller haustechnischen Geräte, veranlassen und überwachen der kompletten Pflege der Außenanlagen, Winterdienst, Vermietungsservice, Management von Modernisierungsankündigungen.

Die Besonderheit in Mietobjekten (angemietet oder vermietet) ist bezüglich der Verwaltung in erster Linie die auf den Mieter umlagefähigen Betriebskosten (Nebenkosten). Bezüglich des Wohnraumes ist hierbei die Zweite Berechnungsverordnung anzuwenden. Es ist ratsam, auch bei nicht Wohnraum sich im Wesentlichen an dieser Verordnung zu orientieren.

6.720

Die Übergabe der Mietverträge erfolgt an die Mietverwaltung entspr. der betrieblichen Regelungen ggf. in elektronischer Form mit den wichtigsten Eckdaten (Vertragslaufzeit, Courtage, m2-Preis usw.)

6.730

Vermögen besteht aus Umlauf- und Anlagevermögen. Aus dem Segment des Anlagevermögens (Immaterielles Vermögen, Finanzanlagen und Sachanlagen) obliegt es dem Facility Manager, die ihm übertragenen Sachanlagen (Sachvermögen) zu verwalten.

In der Regel versteht man unter dem Sachvermögen Immobilien und Mobilien und alles, was damit verbunden ist.

Das FM-anteilige Umlaufvermögen (meist bestehend aus Vorräten und Forderungen) ist gegenüber der betrieblichen Verwaltung zu berichten (Schnittstelle).

6.760

Verhandlung, Abschluss, Verwaltung und Kündigung von: Verträgen (Miet- und Pacht-, Dienst-, Geschäftsbesorgungs-, Dienstleistungs-, Kauf-, Versicherungs-, Energieliefer-, Darlehens-, Leasingverträgen).

Grundsätzlich ist es sinnvoll, dem FM diese Aufgaben zu übertragen. (u.a. abhängig von der Anzahl solcher Verträge im Unternehmen). Ggf. ist eine Zusammenarbeit mit der Rechtsberatung herzustellen.

6.770

• Durchführung von regelmäßigen Begehungen zur Mangelaufnahme, ggf. Fotos zur fachkundigen Dokumentation,

• Dokumentation der festgestellten Mängel, Protokollierung,

• Prüfung auf Gewährleistungsanspruch (Abgleich mit Gewährleistungskataster und Abnahmeprotokoll),

• Meldung festgestellter Gewährleistungsmängel,

• Führen aller Mängel inkl. Status im Gewährleistungskataster,

• Schriftliche Anzeige des Mangels beim Errichter,

• angemessene Fristsetzung,

• Mitsendung des Begehungsprotokolls,

• Sicherstellung des Zugangs beim Errichter.

6.780

In Dienstleistungsfirmen wird das FM-Personal im Kerngeschäft verwaltet, und es bedarf keiner besonderen Maßnahmen gegenüber den betrieblichen Übungen.

In Betrieben mit wesentlicher Eigenleistung am FM wird das FM-Personal ebenfalls zentral mit verwaltet.

Insofern, als Abweichungen infolge spezifischer Aufgaben gegenüber dem Kerngeschäft bestehen, sind hierzu Schnittstellen zu definieren.

Entsprechend dieser Festlegungen sind die (monatlichen) Meldungen an den Personalbereich zu machen.

8.110

Maßnahmen für eine zeitlich unbestimmte, mittel- oder auch längerfristige Stillsetzung kompletter Gebäude, beispielsweise zum Zwecke der späteren Vermarktung oder Verwertung.

8.114

• Berechnung des Stillstandsverbrauchs.

• Veränderung der Lieferverträge (ggf. andere Tarife).

• Kündigung der Entsorgungsverträge resp. drastische Einschränkung.

8.116

• Anzeigen der Stilllegung überwachungsbedürftiger Anlagen (z.B. Aufzüge) bei der Überwachungsorganisation.

• Anzeige der Stilllegung bei Lieferanten / Errichtern (zwecks Unterbrechung der Verjährungsfristen für Mängelansprüche).

• Beantragen eines Grundsteuererlasses nach 33 GrStG.

8.120

Bei der Leerstandsverwaltung geht es um die Veranlassung, Kontrolle und Abrechnung der Maßnahmen, die im Wesentlichen unter Punkt 8.11 Objekte und Anlagen stillsetzen ff. beschrieben sind.

Diese Leistung umfasst alle Maßnahmen, um vorzeitige Schäden an baulichen und technischen Anlagen zu vermeiden und einen Zustand für Wiederinbe-triebnahme zu erhalten.

Eine Leerstandsverwaltung ist durchzuführen, sofern eine spätere Vermark-tung bzw. Wiederinbetriebnahme vorgesehen ist. Sie umfasst alle Maßnah-men, um vorzeitige Schäden an baulichen und technischen Anlagen zu ver-meiden und einen Zustand aufrecht zu erhalten, der eine Wiederinbetriebnah-me und einen Wiederbezug möglich macht.

1141

Bereitstellung und Betrieb eines CAFM-Systems

Anschaffungs- und Betriebskosten

Spezielle Module, die dem jeweiligen Produkt verrechnet werden können.

Datenmanagement

CAFM-Software

0.960

Eine wesentliche Aufgabe von FM-Software besteht in der Verarbeitung und Verwaltung von Gebäudedaten, die notwendig sind, um FM-Aktivitäten zu unterstützen. Solche Daten sind im Wesentlichen:.

• Bestandsdaten

• Zustandsdaten

• Verbrauchsdaten

• Leistungskataloge (pauschal)

• Daten über Arbeitsprozesse (detailliert)

• Kaufmännische Daten

Aus diesem Grunde ist es notwendig, das entsprechende Datenmodell aus den folgenden Beispielen herauszufiltern und für das FM-DV-System zugrunde zu legen.

• alphanumerische Daten, z.B. in Tabellenform, Verzeichnissen, Aufstellungen, Berechnungsergebnissen oder textliche Beschreibungen

• grafische Daten, z.B. Pläne (Grundrisse, Schnitte, Ansichten u.s.w.), Schemata, Skizzen, Fotos, Videos

• Bestandsdaten ändern sich nicht oder nur selten (z.B. bei Umbauten). Sie sind somit statisch oder quasi-statisch

• Bestandsdaten sind z.B. relevant für Flächenmanagement oder Gebäudereinigung

• Binäre Daten, z.B. Betriebszustände oder Betriebsmeldungen von Anlagen (Pumpe EIN/AUS, Armatur AUF/ZU), ferner Meldungen von Stör- oder Gefahrenzuständen

• Analoge Daten, z.B. Temperaturen in Räumen oder Heizkreisen, Medien- oder Energieströme u.s.w.

• Zustandsdaten ändern sich laufend, sie sind dynamisch. Sie sind relevant für die Betriebsführung und Überwachung sowie für Energiemanagement.

Verbrauchsdaten geben die Verbrauchsmengen von Energie oder Wasser über einen Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Jahr) wieder. Die Aufnahme erfolgt durch manuelle oder automatische Zählerablesungen mittels eines Gebäudeautomations- oder Energieerfassungssystems.

Für eine möglichst verursachergerechte Abrechnung der Energie- bzw. Wasserkosten ist eine zonengerechte Anordnung von Zählern anzustreben ( GEFMA 180).

Daten über zu erbringende Leistungen umfassen entsprechende Auflistungen (Leistungskataloge), wobei die Leistungen hier in ihrer Gesamtheit (pauschal) betrachtet werden. Beispiel sind die Leistungskataloge für Wartung nach VDMA 24186 oder AMEV Wartung 85.

Arbeitsprozesse werden in ihren einzelnen Prozess-Schritten (detailliert) betrachtet. Der Prozessablauf, d.h. die Abfolge der einzelnen Schritte, die jeweiligen Voraussetzungen für den Übergang auf den nächsten Schritt, die Steuerung des Prozesses und die Weitergabe und Fortschreibung der Prozessdaten werden auch als 'Workflow' bezeichnet.

Die kaufmännischen Daten umfassen unter anderem Vertragsdaten (z.B. Termine und Fristen, Konditionen u.s.w.) sowie Kosten (Tarife, Löhne und Gehälter von Dienstleistungspersonal) und Preise.

3.348

• Systematische Zusammenstellung der zeichnerischen Darstellungen und rechnerischen Ergebnisse des Objekts.

• Erstellen von Bestandsplänen.

• Aufstellen von Ausrüstungs- und Inventarverzeichnissen.

• Erstellen von Wartungs- und Pflegeanweisungen, Objektbeobachtung.

6.120

Der KVP-Charakter des FM erfordert dessen ständige Verbesserung, also auch die ständige Überprüfung, ob die gewählte und vorhandene DV-Welt noch den Ansprüchen genügt. Sinnvolle Überprüfungkriterien sind dabei folgende:

• Standardsoftware,

• Planungssoftware,

• Monofunktionale Systeme,

• FM-Systeme.

• Bestandsdatenauswertung,

• Objekt-, Flächen- und Raumverwaltung,

• Reinigungsplanung,

• Umzugsplanung,

• Instandhaltungsplanung,

• Zustandsdatenauswertung,

• Verbrauchsdatenauswertung,

• Kabel- und Netzwerkinfrastruktur,

• Schließanlagen- und Schlüsselverwaltung.

• Bestandsdaten,

• Zustandsdaten,

• Verbrauchsdaten,

• Leistungskataloge,

• Daten über Arbeitsprozesse,

• Kaufmännische Daten.

• Bedienung,

• Datenhaltung,

• Visualisierung,

• modularem Aufbau (z.B. schrittweise erweiterbar),

• anwendungsspezifischen Anpassungen,

• benutzerspezifischen Anpassungen?

Aufbereiten der für das CAFM-System erforderlichen Daten.

• Bestandsdatenübernahme für das vereinbarte CAFM/ IPS-System.- Abstimmung zum Einsatz von IT-Systemen.

• Abstimmung der notwendigen Schnittstellen.

• Aufbau der Rufbereitschaft und des Störmanagementsystems.

• Vorbereitung der GLT Aufschaltung auf die Störungszentrale des AN.

6.140

• Qualifikation des Ausführenden, z.B.: Gebäudetechniker und/oder Meister entsprechend der zu übernehmenden Gewerke.

• Organisation der termingerechten Übergabe, soweit im Machtbereich des AN,

• Bestätigung des Erhalts,

• Prüfung der gesamten Projektdokumentation und der übergebenen Informationen zum Projekt auf Vollständigkeit, Detaillierungsgrad und fehlende Bereiche,

• Prüfung der gesamten Bestandsdokumentation auf Vollständigkeit und Richtigkeit (insbesondere Bedienungs- und Wartungsanleitungen, Ersatzteilelisten, Bestandszeichnungen, etc.),

• Erstellung eines Prüfberichts inkl. Auflistung der fehlenden Dokumente aus Betriebssicht,

• Übergabe einer Bestätigung an den AG, dass dem AN eine ausreichende Dokumentation übergeben wurde, damit dieser seinen Pflichten im Rahmen der Beauftragung vollumfänglich nachkommen kann,

• alle Tätigkeiten sind entsprechend zu protokollieren.

Betriebsdokumentation pflegen und fortschreiben

6.957

• Anpassung / Ergänzung / Beschaffung Hardware

• Installation Software

• Customizing -Systemintegration (Kopplung mit anderen FM-relevanten IT-Systemen)

• Anwenderspezifische Schulung

6.958