2550-6.880 Beschaffungen durchführen
FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2
6.880
- Innerhalb der Nicht-Kern-Geschäfte
- Abstimmung mit dem Bedarfsträger
- Marktanalyse
- Auswahl potentieller Lieferanten
- Ausschreibung
- Angebotsvergleich / Angebotserstellung
- Angebotsverhandlung
- Auftragsvergabe / Vertragsabschluss
- Vertragscontrolling, Überwachung Vertragserfüllung
- Beschaffung von Dienstleistungen
- Ersatzteile, Verbrauchsstoffe und Inventar
- Einzelbestellungen
- Sonstiges
Innerhalb der Nicht-Kern-Geschäfte
Der Abschnitt Beschaffung behandelt sämtliche Beschaffungen innerhalb der Nicht-Kern-Geschäfte einer Unternehmung. Insofern kann hier nicht auf alle Bedarfe im Einzelnen eingegangen werden, sondern nur auf das Prinzipielle.
Abstimmung mit dem Bedarfsträger
- Bedarfsträger sind alle internen Kunden einer Unternehmung, für die das FM zuständig ist.
- Prozedere der Beschaffung festlegen:
-> Wer darf bestellen?
-> Wie wird bestellt?
-> Wie sind die Wertgrenzen für Bestellungen?
-> Welche Unterschriftenregelung gibt es?
-> Welche Art und ab welcher Wertgrenze sind Wirtschaftlichkeitsnachweise nötig?
-> Wie sind diese zu führen?
-> Wer darf sie bestätigen?
-> Gibt es bevorzugte Lieferanten/Dienstleister (z.B. Rahmenverträge)?
- Bestellungen sind in bestimmter Weise zu beschreiben (z.B. Angaben zur Bestimmung der Charakteristika des Beschaffungsobjektes)
- In Abhängigkeit vom Unfang und der Komplexität werden verschiedene Arten der Beschreibung verwendet:
-> z.B. Gewindebolzen: Gewinde, Durchmesser, Länge, Kopfform, Material, Oberflächenbehandlung reichen i.d.R. aus.
- Beim Beispiel Einsparcontracting erfolgt z.B. eine Verhandlungsrunde über den Zeitraum eines Jahres. Die Beschreibung kann detailliert (Ingenieurleistung) sein oder aber auch funktional.
Die Abstimmungen mit den Bedarfsträger erfolgen während des Beschaffungsprozesses umso öfter, je länger dieser dauert und je komplexer die Sache ist (z.B. Reportsysteme, Teilnahme an Verhandlungen).
Marktanalyse
Ab einem bestimmten Wert und insbesondere dann, wenn nicht durch klare Normative die Qualität der zu beschaffenden Sache eindeutig ist, sind Analysen über die möglichen Hersteller bzw. Lieferanten notwendig.
In dieser Phase sind konkrete Vergleiche nicht möglich. Hilfsmittel können sein:
- Probestück, Probeleistung, Erstbemusterung,
- Referenzen,
- Firmenprofile,
- Präqualifikationen,
- Einkauf „Step by Step“ u. a.
Im Ergebnis der Marktanalyse werden die Wettbewerbsteilnehmer bestimmt.
Wenn die Beschaffung speziell ist und es wenig betriebliche Übung gibt, ist professionelle Hilfe angeraten.
Auswahl potentieller Lieferanten
Normalerweise kennen die Beschaffer/Einkäufer ihren Markt recht gut, der oft auch örtlich begrenzt ist.
Bei überregionalen Leistungen und Lieferungen (Energie, Dienstleistungen usw.) und komplexen Leistungen ist zu prüfen, ob die zu liefernde Qualität regional unabhängig ist, bzw. ob sie dem derzeitigen Markt entspricht.
Im FM (Langfristigkeit der Verträge angestrebt) spricht man nicht nur von der Lieferantenauswahl, sondern auch von langfristigen Maßnahmen, wie:
- Lieferantenentwicklung „Qualifikationslieferant“ vs. „Auslauflieferant“,
- laufender Lieferantenbeurteilung, Qualitätsüberwachung, Termintreue, Schlechtmengenanteil, Kundenzufriedenheit,
- Lieferanteneingrenzung (z.B. Marktbeobachtung),
- permanente potenzielle Lieferantenidenfikation, -klassifizierung,
- Lieferantenfähigkeitsanforderungen definieren,
- Lieferanten eingrenzen,
- DV-Programm sinnvoll.
Lieferantenwechsel:
- Aussteuerung Altlieferant; Einsteuerung Neulieferant. Dies ist bei FM-Leistungen ein bedeutender Prozess!
- Lieferantenwettbewerb, wenn sinnvoll, zulassen (Partnerschaftsentwicklung).
- Relative Kostenposition des Lieferanten im Wettbewerb aufzeigen.
Ausschreibung
Unterschiedliche Möglichkeiten und Verfahren (VOB, VOL, VOF), jedoch prinzipiell:
- Bietervorschlagsliste,
- Präqualifikation / Audit
-> Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (Allgemeine Ausschreibungsbedingungen AAB).
- Begleitende Dokumente z.B.:
-> Verdingungsunterlagen,
-> Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnis,
-> Beilagen wie: Allgem. Vorbemerkungen, AVB, BVB, ZVB, ATV, ATV-TGA, Schnittstellendefinitionen, Bürgschaften, Lieferbedingungen für Planungsleistungen, Raumbuch, Qualitätscheck,
-> Vergabeunterlagen,
-> Bemusterung / Proben / Referenzobjekt.
Angebotsvergleich / Angebotserstellung
- Nachfrager:
Die Vergleichskriterien müssen bei den Verdingungsunterlagen sein. Spätere Änderung nicht möglich.
-> Angebotseröffnung, -protokoll
- Vergleichsmethoden:
-> Preisspiegel,Sensivitätsanalyse,
-> Kapitalwertmethode u.a.,
-> Vergabeverhandlungsvorschlagliste.
- FM- Anbietern:
Die Erarbeitung von Angeboten erfolgt in Verantwortung des Vertriebs nach Kalkulationsregeln.
- Je nach Ausschreibung sind 3 Schritte sinnvoll:
-> Machbarkeitsstudie,
-> Konzept,
-> verbindliches Angebot.
-Anmerkung:Dieser logischen Methodik entspricht am ehesten das Verhandlungsverfahren.
Vergl. 6.942
Angebotsverhandlung
Die Vergabeverhandlung (im Verhandlungsverfahren kann es mehrere Verhandlungsrunden geben, die z.B. jeweils mit einem indikativen Angebot abgeschlossen werden, bis zur letzten Runde mit verbindlichem Angebot) bezieht sich eher auf Leistungen als auf Lieferungen.
- Protokoll
- Angebotsvergleich und Vergabevorschlag
Auftragsvergabe / Vertragsabschluss
- Die Vergabe erfolgt an den Bestbieter,
- Festlegung der Kriterien, was ein Bestbieter ist (klare Verfahren für Angebotsvergleich),
- Unbestechlichkeit im Verfahren,
- Zuschlagserteilung,
- Absage der Mitbieter.
Oft spielen beim FM regionale Bedingungen eine Rolle (z.B. überregionalen Dienstleistern den Einsatz örtlicher Subunternehmer abfordern, wenn sinnvoll.)
Vertragscontrolling, Überwachung Vertragserfüllung
Zweck:
- Das Vertragswesen spielt deshalb eine so wichtige Rolle, weil es unmittelbar mit planenden und ausführenden Unternehmen gekoppelt ist.
- Fehler in den Verträgen können deshalb sehr kostspielig werden. Vertragsgestaltung, Vertragsanalyse vor Vertragsschluss und Vertragscontrolling nach Abschluss sind für das Ergebnis von entscheidender Bedeutung.
Aufgaben:
- Da es bei der Leistungserfüllung oft zu Abweichungen von den Soll-Vorgaben kommt, ist aktives, laufendes Vertragscontrolling (und Risikomanagement) notwendig.
-Controlling macht periodische Abweichungsanalyse und Risikomanagement sowie Vorschläge für Anpassungen durch z.B.:
-> Vertragsergänzungen,
-> Änderungen,
-> Zwischeneinschätzungen,
-> Teilkündigung,
-> Billigung, etc.,
-> Vertragsabbruch,
-> Soll-Ist-Vergleich bei der Leistungsabnahme.
Grundlagen:
- Grundlage der Planerverträge ist die Leistungsmatrix der Planung,
- Grundlage von Realisierungsverträgen sind:
-> Zeichnungen,
-> Berechnungen,
-> Beschreibungen der Architekten und Ingenieure.
Beschaffung von Dienstleistungen
Dienstleistungsverträge sind meist sehr komplex (integriertes FM). Die Leistungen sind meist wiederkehrend (Regelleistungen). Beim Controlling sind deshalb komplexe Leistungsverträge zu bearbeiten und die Vertragserfüllung ist kontinuierlich zu beobachten.
Dienstleistungsverträge „leben“, d.h. durch innere und äußere Einflüsse werden Vertragslücken sichtbar, die geregelt werden müssen, bzw. neuere Erkenntnisse lassen Änderungsbedarf entstehen. Aus dieser Erkenntnis ist deshalb schon bei Vertragsabschluss zu regeln, wie dann zu verfahren ist. (Change Request System einführen und verfolgen).
- Vermeidung von Intangibilitäten durch Service Level Agreements und Key Performance Indicators,
- Kundenzufriedenheitsbefragungen in Verbindung mit Auswertungsmatrix,
- Beurteilung über Bonus-Malus-Zahlung (falls vereinbart),
- Verfolgung und Beurteilung der Leistungen mit ständigem Bezug auf die Baseline,
- Korrektur und Anpassung der Baseline,
- Änderung des Nutzerverhaltens vertraglich reflektieren; Anpassungsvorschläge,
- bei erwiesener Schlechtleistung Sanktionen vorschlagen resp. Durchführen (Eskalationsstufen beachten).
- Fortschreibung des abgeschlossenen Vertrages
Für alle Fragen, die im Vertrag nicht ausdrücklich geregelt sind, gelten die Regelungen des BGB-Werkvertragsrechts und des Allgemeinen Schuldenrechts sowie die Allgemeinen Bestimmungen über Rechtsgeschäfte.
Ersatzteile, Verbrauchsstoffe und Inventar
- Rahmenbedingungen:Der Schwerpunkt liegt neben Qualität auf Lieferflexibilität und Zuverlässigkeit.
-> Das Controlling dieser Verträge richtet sich im Wesentlichen auf die rechtzeitige und qualitätsgerechte Lieferung von kurzfristig zu ersetzenden Gegenständen, die beim Betrieb der Immobilie verschleißen.
-> Sie müssen schnell, kostengünstig und unkompliziert bei Bedarf herangeschafft werden können oder in bestimmter Menge bereit stehen.
-> Künftige Fehlmengen sollen rechtzeitig erkannt werden (Meldesystem, Warenwirtschaftssystem).
-> Besondere Anforderungen werden gestellt bei sehr kurzfristigen Lieferungen und sehr hohem Verbrauch (z.B. Wareneinsatz beim Catering).
Einzelbestellungen
Je komplexer ein Vertrag ist, desto bedeutsamer ist das Controlling.
Es sich hier um Verträge, die einmalig erfüllt werden müssen (Projektleistungen). Daraus ergibt sich, dass eine Vertragssteuerung während der Erfüllungsphase kaum möglich ist, jedenfalls nicht bei kurzen Liefer- und Leistungszeiten.
- Grundlagen zur ständigen Vertragsverbesserung:
-> Welcher Vertrag liegt vor?
-> Objektplanung, GU-Vertrag, GMP-Vertrag, etc.
-> Was sind die Grundlagen dieses Vertrages (z.B. Werkbeschreibung, Beteiligte, etc.)?
-> Was ist der Geist dieses Vertrages?
Sonstiges
Das hier beschriebene Vertragscontrolling nach Auftragserfüllung beschäftigt sich i.d.R. also mit Gewährleistung bei Schlechtleistung resp. deren fachgerechtem Nachweis (Gutachten).
-> Hier handelt es sich zwar um einmalige Verträge, die aber wegen des Vertragsgegenstandes langfristigen Charakter haben.
-> Die Vertragsgestaltung und -erfüllung läuft in Phasen ab, die durch die Projektentwicklung gesteuert werden.
