2560-6.811 Sekretariatsdienste
FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2
6.811
- Sekretariatsdienste
- Telefondienste
- Übersetzungsdienste
Sekretariatsdienste
Die wichtigsten Aufgaben des Sekretariatsdienstes sind folgende:
- Planung und Festlegung von Terminen jeglicher Art
- Vorbereitung von Mitarbeiterbesprechungen und Besucherbesprechungen
- Information der Geschäftsführung
- Wahrnehmung von Dienstaufsichtspflichten in der Abteilung und Führung des Disposition
- Vorbereitung von Geschäftsreisen (Reiseplan, Buchung von Verkehrsmitteln und Hotels, Bereitstellung von Devisen etc.) des Bereichsleiters
- Auswertung von Berichten, Protokollen und Besprechungsunterlagen
- die Stelleninhaberin stellt die effektive und reibungslose Funktionsfähigkeit des Bereichssekretariats sicher
- entlastet den Bereichsleiter wirkungsvoll bei der Wahrnehmung seiner Führungs-, Kontroll- und Informationsaufgaben
- nimmt Diktate des Bereichsleiters auf, schreibt die Korrespondenz, entwirft Geschäfts-, Glückwunsch- und Kondolenzschreiben sowie interne Rundschreiben nach den Angaben des Bereichsleiters
- kontrolliert die in der Abteilung eingehende Tagespost, versieht diese ggf. mit Vermerken und legt sie dem Bereichsleiter vor
- bereitet ausgehende Schriftstücke des Bereichsleiters für den Postversand vor
- legt Schriftstücke nach Ablageplan ab und führt - nach Maßgabe des Vorgesetzten - sämtliche Unterlagen der Abteilung
- erstellt Präsentationsunterlagen für den Bereichsleiter
- klärt selbständig Sachverhalte und Fragestellungen
- erstellt und führt Dokumentationen und Statistiken u.a. auch auf der Basis selbst aufbereiteter Basisdaten
- verfolgt die laufenden Geschäftsvorgänge und macht den Bereichsleiters ggf. auf Auffälligkeiten und Abweichungen aufmerksam
- verwaltet die Übersicht über die vom Bereichsleiter zu versendenden Werbegeschenke und Präsente aus besonderem Anlass und erledigt den Versand
Telefondienste
- Die Telefonzentrale ist durchgehend von x Uhr bis y Uhr an z Tagen im Jahr besetzt
- Die Mitarbeiter/innen am Switchboard haben sich innerhalb z.B. 10 Sekunden nach Rufeingang zu melden und das Gespräch zu bearbeiten.
- Der Telefondienst ist verantwortlich für:
-> Betrieb der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Telefonvermittlungsanlage
-> sicherstellen, dass Anrufe innerhalb der genannten Reaktionszeit auf höfliche und zügige Weise beantwortet werden
-> Durchführung von Systemprüfungen um sicherzustellen, dass das System korrekt funktioniert
-> die mit dem Betrieb verbundenen Verwaltungsangelegenheiten wie z.B. Durchwahlnummern, Telefonverzeichnis,Störmeldungen und Aktenunterlagen sind ständig auf dem neuesten Stand zu halten
-> Störungen werden aufgezeichnet und dem entsprechenden Leistungsanbieter gemeldet und innerhalb der Reaktionszeiten bearbeitet
-> Einrichtung der Telefonanschlüsse (und Abrechnung, wenn vermietet)
-> Abrechnung im Auftrag des Auftraggebers mit den Telekommunikationsdienstleistern
-> Veranlassung der korrekten Eintragungen der Telefon-, Telefax- und Modemanschlüsse in die örtlichen Bücher
-> Erkennung von Bedarf an zusätzlichen Ausrüstungen und/oder Systemen sowie Melden desselben an den Auftraggeber
Übersetzungsdienste
- Der Sekretariatsdienst organisiert den Übersetzungsdienst
- Kleinere Aufgaben, die eher informativen Charakter besitzen, können mit Hilfe von Übersetzungssoftware bzw. über das Internet bearbeitet werden
- Für „Business-Übersetzungen“ (einwandfreie Grammatik, einwandfreier Ausdruck und richtige Schreibweise voraussetzend) sind professionelle Übersetzungsbüros zu beauftragen
