Besprechungsräume und Veranstaltungen im Facility Management

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• Mit der obersten Leitung abgestimmte Räume für Veranstaltungsdienste (unter Berücksichtigung von Bewirtungsmöglichkeiten, betrieblicher Sicherheit, und der für Veranstaltungen geltenden rechtlichen Vorschriften),Aufnahme dieser Räume mit ihren wesentlichen Eigenschaften (Belegungszahl, Raumkonditionen usw.) in die Raumbelegungsplanung (DV-gestützt),

• Entgegennahme von Aufträgen über Telefon, E-Mail, Intranet, Anrufbeantworter durch die zuständige Stelle,

• Annahmezeiten usw. bekannt machen,

• bei Belegung Hilfe für Ausweichtermine geben, ggf. umorganisieren,

• Ordnungsdienst organisieren, falls erforderlich,

• Überprüfung auf ausreichenden Versicherungsschutz,

• Parkmöglichkeiten zur Verfügung stellen,

• Anfahrtskizzen ausgeben,

• Öffnungszeiten ggf. ändern,

• Sicherheitsdienste ggf. umorganisieren,

• nach Veranstaltungsende abschliessen usw.,

• ggf. Sonderreinigung veranlassen und kontrollieren.

• Im Laufe der Zeit spielt sich ein, was in den einzelnen Räumen benötigt wird. Wenn dieser Zustand erreicht ist, sind Ausrüstungen lediglich zu ergänzen und auf ihre Funktion zu prüfen.

• Bei außerordentlichen Veranstaltungen, für die die betrieblichen Einrichtungen nicht ausgestattet sind, sollte man die Veranstaltung grundsätzlich außer Haus durchführen.

Auf diese Weise sind die vorbereitenden Arbeiten stets gering.

• Es sind alle Mitarbeiter zu informieren, die die Veranstaltung mittelbar und unmittelbar tangiert.

• Dazu gehört auf jeden Fall der Sicherheitsdienst.

• Bei Teilnahme von Betriebsfremden ist die zu benutzende Zugangspforte anzugeben.

• Der Empfang ist zu instruieren und falls erforderlich zu verstärken und mit einer Namensliste auszustatten.

• Die Namensliste ist zu führen und nach Ende der Veranstaltung abzurechnen. Bei Unstimmigkeiten sind fehlende Personen zu suchen.

• Entsprechend der Jahreszeit ist die Abgabe der Garderobe zu organisieren

• Diese ist durch Vertrauenspersonen während der Veranstaltung zu bewachen.

• Für die Speisen- und Getränkeversorgung der Veranstaltungen ist das Catering zuständig, bzw. die hierfür zuständige Stelle der Verwaltung.

• Das Catering benutzt im Wesentlichen seine Organisation, Einrichtungen, Ausrüstung und Ausstattung.

• Planung, Beratung, Verkauf, Einkauf und Abrechnung,

• Bereitstellung von Heiß- und Kaltgetränken entsprechend des Kundenwunsches bzw. der betrieblichen Übung,

• Personalplanung und Einsatz von Subunternehmern,

• Ausstattung über das übliche Maß hinaus (Raumschmuck, Eventtechnik, Lasershow usw.),

• Beköstigung der Gäste,

• Einkauf und Fertigstellung von Business Lunchs und Dinners auf Vorbestellung,

• Einkauf und Durchführung von Kuchen- und Salatbuffets,

• Einkauf und Fertigstellung von kalten und warmen Buffets,

• Einkauf und Fertigstellung von kalten Platten und Buffets,

• Bedienung der Gäste,

• Betrieb einer Bar (Alkoholausschank, Rauchverbot beachten),

• Beschaffung von Getränken und Genussmitteln,

• Monatliche Inventur von Getränken und Zigaretten,

• Rechnungserstellung mit E-Kasse,

• Mitarbeit bei der Ummöblierung,

• Führen der Wechselkasse,

• Abrechnung des Wareneinsatzes aller Veranstaltungen,

• Erstellung von Dienstplänen,

• Berücksichtigung der Art der Veranstaltung (z.B. Empfänge, Kundenveranstaltungen, Konzerte, Vorträge und private Feiern bzw. Kombinationen),

• Abrechnung aller Subunternehmer.

• I.d.R. sofortige Reinigung (Sonderreinigung) der Räume.

• Herrichten des Mobiliars, der Technik usw. für den Normalbetrieb.

• Spülen des schmutzigen Geschirrs einschl. Gläser.

• Stapelung des Geschirrs in die dafür vorgesehenen Behältnisse und Schränke.

• Reinigung und Pflege der Spülmaschine nach Gebrauch.

• Küchenreinigung inkl. Spülküche, falls benutzt.

• Fertigmeldung an Veranstaltungsleiter durch Vorarbeiter des Reinigungspersonals.