04125 3989923  Am Altenfeldsdeich 16, 25371 Seestermühe

Dokumentenmanagement

Berichte mit Bueroklammern befestigt und uebereinander gestapelt

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

2420

Beschreibung

Grafisch dargestellte Mitarbeiter bei der Verwaltung und Verarbeitung von Dokumenten am Bueroarbeitsplatz

Koordination und Steuerung des Flusses (Speicherung, Abrufung, Verarbeitung, Drucken, Kopieren, Leiten und Verteilen) elektronischer und in Papierform vorliegender Dokumente auf sichere und effiziente Weise.

Unterprodukte:

2421 - Reprografie
2422 - Postdienste
2423 - Bibliothek und Archiv

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

2421

Beschreibung

Koordination und Steuerung der Vervielfältigung und Entsorgung von Papierdokumenten auf effiziente Weise.

Inbegriffen

Geräte, Instandhaltung und Wartung, zusammen mit den Kosten für speziell abgestellte Mitarbeiter und Wartung. Enthalten ist ebenfalls die sichere Entsorgung (z. B. Schreddern) von Papierdokumenten.

Nicht inbegriffen

Kosten für Verbrauchsmaterialien (einschließlich Papier, siehe Bürobedarf)

zugeordnete FM-Leistungen

- 2421-6.812.2 Dokumente vervielfältigen
- 2421-6.812.5 Dokumentenentsorgung

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.812.2

Dokumente vervielfältigen (Kopier- / Druckereidienste)

  • Betrieb der vom Auftraggeber aufgestellten und ans Stromnetz angeschlossenen Kopiergeräte,Empfehlung für die Bereitstellung und Aufrechterhaltung eines Kopierdienstes in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen des Auftraggebers

  • Kopiergeräte werden entsprechend den Bedürfnissen im gesamten Gebäude aufgestellt. Der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für die Lieferung und Verteilung von Hilfsund Betriebsstoffen

  • Ablesung sämtlicher Zähler

  • Wartung, Instandsetzungen und Erneuerungen

  • Störungsbeseitigung während der normalen Arbeitszeiten innerhalb x Stunden (sinnvoll ist es, diesen Punkt in die Instandsetzungsstrategie entsprechend aufzunehmen)

  • Ausbildung der Mitarbeiter des Auftraggebers, die an den Geräten arbeiten

  • Verwaltung, Kostenkontrolle und Berichtswesen,Benchmarking mit den Vormonaten und zwischen den einzelnen Abteilungen

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.812.5

Dokumentenentsorgung initieren

  • Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 Durchführung der Informationsträgervernichtung gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und DIN 32757-1

  • zugriffsichere Behälter und Spezialfahrzeuge

  • geschlossene Informationsträgervernichtungsanlagen auf bewachten Grundstücken

  • Überschaubarkeit aller Prozessschritte

  • Vernichtung je nach Sensibilität in den Sicherheitsstufen 1 bis 5 möglich

  • lückenlose Dokumentation des Vernichtungsvorganges

  • Verpflichtung aller Mitarbeiter des AN auf das Datengeheimnis gemäß 5 BDSG

  • Zertifizierung aller Niederlassungen als Entsorgungsfachbetrieb gemäß EfbV

  • Entsorgung nach DIN 32757 mit an den Einzelfall angepasster Sicherheitsstufe

  • datengeschütztes Papier

  • Filme, Mikrofilme, Mikrofiche

  • Magnetbänder

  • Disketten

  • Chipkarten, Magnetkarten, Identifikationskarten

  • Optische Speicher

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

2422

Beschreibung

Poststelle, Botendienst und gebäudeinterne Verteilungsdienste

Inbegriffen

Kosten für das Öffnen, Zusammentragen, Verteilen, Sammeln, Verpacken, Stempeln, Scannen, Aufzeichnen und das Versenden von Post sowie Kosten für die Verteilung zwischen Standorten.

Umfasst Kosten für Mitarbeiter und Poststelle, die unter anderen Produkten verbucht würden - Miete, Versorgungstechnik usw.
Kann auch Trägerdienste umfassen.

Nicht inbegriffen

Kosten für Schreibwaren, Papier und alle übrigen Büromaterialien

zugeordnete FM-Leistungen

- 2422-6.812.3 Dokumente verteilen und verwalten
- 2422-6.820 Postdienste durchführen

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.812.3

Dokumente verteilen

Falls nicht auf elektronischem Wege (E-Mail, Fax, Intranet u.a.) verteilt, erfolgt die Verteilung sinnvollerweise als Leistung der innerbetrieblichen Postdienste.

Dokumente verwalten

  • Aktuelle Dokumente (Betriebliche Regeln aufstellen und einhalten, Datensicherheit beachten, Zugriffsberechtigungen aktuell halten, Vertraulichkeitsregelung)

  • bei Fremdvergabe der Leistung ggf. einschränkende Aufgabenstellung

  • Besondere Regelungen bei Geschäftspapier mit direktem monetären Bezug (z.B. Rechnungen)

  • archivierte Dokumente (siehe 6.812.4)

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.820

Viele für das Unternehmen relevante Dokumente werden hier umgeschlagen:

  • Notwendigkeit für qualifiziertes und zuverlässiges Personal,

  • oft vor Weiterleitung an Empfänger revisionssicher archiviert,

  • je nach technischem Entwicklungsstand in Form der Originale oder mit Hilfe elektronischer Workflowsysteme,

  • vor Verlassen des Unternehmens revisions- bzw. zugriffsichere Archivierung, sofern nicht bereits erfolgt.

Nutzung des zunehmend dynamischen Postmarktes:

  • attraktive Rahmenverträge mit den Brief- und Paketzustelldiensten (Sparen bei Porto und Frachtraten),

  • eine ständige Besetzung der Poststelle und der Warenannahme ist zu gewährleisten,

  • als allgemeine Leistungszeit wird Montag bis Freitag, von 08:00 bis 16:30 Uhr festgelegt (Beispiel),

  • soweit erforderlich, Serviceverfügbarkeit auch außerhalb der regulären Leistungszeit zur Verfügung stellen.

Zum Leistungsumfang gehören u.a. folgende Tätigkeitsbereiche:

  • Posteingang (Briefe, Pakete, Kuriersendungen, Sondersendungen),

  • Postausgang (Briefe, Pakete, Kuriersendungen, Sondersendungen),

  • Postlogistik, Materialtransporte im Gebäude,

  • Verpacken (Pakete, Sondersendungen),

  • Hauspost.

Außerdem Verordnungen und Gesetz

  • Datensicherheit/Verschwiegenheit,

  • Bundesdatenschutzgesetz,

  • Postdatenschutzverordnung (PDSV),

  • Postgesetz (PostG).

Annahme eingehender Post

  • Ein bevollmächtigter Fahrer des AN holt den Posteingang einmal täglich z. B. zwischen 8:00 und 8:30 Uhr beim zuständigen Postamt ab.

  • Einschreiben und Retouresendungen werden getrennt angeliefert.

  • Die zentrale Poststelle nimmt sämtlichen Posteingang in Empfang (Unterscheiden externe und interne Post).

Bestellen von Spediteuren, Warenversand

  • Auswahl von Spediteuren nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit

  • Feste Rahmenverträge schließen

  • Zuverlässigkeitskriterien festlegen und überprüfen

Erstellen von Lieferunterlagen

  • Festlegen des Umfanges der Rückverfolgbarkeit,

  • Kennzeichnungspflicht unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten; Benutzung von vorhandenen Aufzeichnungen (z.B. Zeichnungen, Stücklisten, Spezifikationen, betriebsinterne Laufzettel),

  • Lieferpapiere,

  • Fahrzeugbegleitpapiere,

  • Wiegedokumente,

  • Tachographenscheiben,

  • Laboranalyse-, Auftrags-, Chargen- oder Liefernummer, welche vom Wareneingang erfasst, archiviert und auf die Begleitpapiere für Eingangslager und Weiterverwendung für die nachfolgenden Abteilungen übertragen wird.

Bei der Auftragsvergabe dem Lieferanten z.B. nachfolgende Kennzeichnungen auferlegt:

Jede Ware, die zum Versand an unser Werk bereitgestellt wird, muss folgende Angaben auf dem Warenanhänger sowie den Lieferpapieren enthalten:

  • Lieferant / Liefanten-Nummer,

  • Menge / Auftragsnummer,

  • Fertigungsstätte,

  • Herstell- oder Verpackungsdatum,

  • Material-/Teile-/ Chargennummer,

  • Angabe der Konstruktionsänderung (wenn nötig)

  • Freigabestatus (sofern mit uns keine anderen Abmachungen getroffen wurden).

Die ersten drei Lieferungen nach einer Konstruktionsänderung müssen besonders gekennzeichnet werden.

Frankieren und Weiterleiten

  • Das Frankieren erfolgt mit einer Frankiermaschine.

  • Die Porti der Beförderungsunternehmen (Deutsche Post) sind im Zusammenhang mit den Produktinformationen aktuell zu pflegen z.B. Standardbrief, Sonderabmaße, Gewichte, dsgl. für Päckchen und Paketsendungen, sowie für Speditionsgut.

  • Weiterleitung an die zuständige Versandstelle der Deutschen Post bzw. des jeweiligen Versandunternehmens durch Boten oder Abholung.

  • Instandhaltung und Erneuerung von Frankiermaschinen, Sortierund Verteilanlagen, sowie der Datenhaltung (Adressdateien usw.).

Das zentrale Druckoperating sollte Bestandteil der Postdienste sein:

  • Möglichkeit, Druckaufträge in elektronischer Form, Online, in die Poststelle zu geben, die dann dort zentral auf einem leistungsfähigen Drucker produziert werden,

  • Mailingaktionen und Einzelbriefe können so zusammenhängend gedruckt, kuvertiert, adressiert, frankiert und versandfertig zusammengestellt werden,

  • Programmtechnik ermöglicht eine Postleitzahlenvorsortierung und Portooptimierung.

Postverteilung

  • Nutzung von strukturellen Unternehmens-Wissensdatenbanken (z.B. aus Flächenmanagement und Unternehmensentwicklung) für die Postverteilung vereinfacht die Informationsweiterleitung und Verteilung der Eingangspost deutlich.

  • Anlernzeiten bei Strukturänderungen bzw. Umzügen sind kurz.

Verteilungslevel:

  • bis zum Arbeitsplatz,

  • Etagenverteilung (Etagenpostregal),

  • Postfächer in der Poststelle (individuelle Abholung von der Postverteilwand),

  • Mix in Abhängigkeit von der Position,

  • elektronische Postverteilung (z.B. gescannte Versionen),

  • Verteilzeiten; ggf. differenziert nach Art der Post (z.B. Wochenzeitschriften nur mittwochs und freitags),

  • Einbindung Logistik bei schweren Sendungen.

Sammlung ausgehender Post

Entsprechend Postverteilsystem ist ein Postsammlungssystem zu etablieren. Beide sollten kongruent sein (nicht etwa Hightech bei dem einen System und Handarbeit bei dem anderen.)

Dokumenten-Management-Systeme

elektronische Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen schnellen Kommunikationsfluss zwischen den Beteiligten am Kernprozess,

Voraussetzung:

  • DV-System,

  • Identifizierung der Dokumentenströme (Prozesscharakter),

  • sinnvolle Umsetzung.

Response

Das zentrale Druckoperating ist ein Bestandteil der Postdienste. Hier besteht die Möglichkeit, Druckaufträge in elektronischer Form, Online, in die Poststelle zu geben, die dann dort zentral auf einem leistungsfähigen Drucker produziert werden. Mailingaktionen und Einzelbriefe können so zusammenhängend gedruckt, kuvertiert, adressiert, frankiert und versandfertig zusammengestellt werden. Die Programmtechnik ermöglicht eine Postleitzahlenvorsortierung und Portooptimierung (Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern).

Verpacken von ausgehenden Frachtgütern

  • Vorteilhaft ist das zentrale Verpacken im Lager, damit dies nicht (aufwendig und unprofessionell) in den Abteilungen geschieht.

  • Das Lager ist verpflichtet, Verpackungsaufträge anzunehmen.

  • Die zu verpackende Sendung ist dem Versanddokument zuzuordnen, d.h. es muss ein Versandauftrag vorliegen.

  • Genormtes, geeignetes und kostengünstiges Verpackungsmaterial und Verpackungswerkzeuge verwenden (Sicherheitsbestimmungen).

  • Sicherheitsbestimmungen bei Spezialversand (aktuelle Checkliste, Schulung der Mitarbeiter).

Verwalten von Lieferunterlagen

Materialbestände in Kartei/DV-System eintragen.

Entnahme:

  • Die Entnahme erfolgt grundsätzlich mit einem Materialentnahmeschein, aus dem die Kostenzuordnung klar ersichtlich ist.

  • Die Entnahme auftrags-/objektgebundenen Materials erfolgt entsprechend der vorgegebenen Materialentnahmescheine mit der Unterschrift des zuständigen Leiters des ausführenden Bereiches.

  • Falls der Zuschnitt von Materialen nötig ist (z.B. Stabmaterial, Platten) erfolgt dieser sinnvollerweise ebenfalls in der Warenausgabe, um sperrigen Transport zu vermeiden.

  • Zuschnitte sind zu kennzeichnen mit der vorhandenen Kennzeichnung des Materials, und das Reststück ist auf das Vorhandensein der Kennzeichnung zu prüfen.

  • Bei Unterschreitung von festgelegten Mindestbeständen Nachbestellung auslösen.

Warenannahme und -eingangskontrolle

  • Anlieferung über den Wareneingang.

  • Bei der Warenannahme ist darauf zu achten, dass das Material ordnungsgemäß gekennzeichnet ist und mit den Lieferpapieren übereinstimmt.

  • Sicherstellen, dass die Qualitätsmerkmale vorhanden sind, sonst Reklamation veranlassen, ggf. zurücksenden.

  • Qualitätsmerkmale selbst oder mit Hilfe feststellen, ggf. Stichprobenregelung festlegen,

  • Überprüfung der Ware zum Ausschluss des Eingangs unerlaubter bzw. terroristischer Sendungen (Sicherheitsbestimmungen z.B. Röntgen, bei Verdacht kontrolliert öffnen, Polizeihunde u. a. m.).

  • Sachgerechte Behandlung und Lagerung beachten (z.B. Kühlung, Separierung, Lage, Zerbrechlichkeit usw.).

  • Betriebliche Festlegungen z.B. bei erhöhter Wachsamkeit beachten (Schulung, Einweisung, sicheres Verhalten).

  • Material entsprechend seiner Güte in Regalen im Freien bzw. in der geschützten Lagerung einzulagern.

  • Material in Lagerkartei eintragen.

  • Material mit Materialattest ist gesondert führen und zu kennzeichnen.

  • Auftragsgebundenes beschafftes Material, welches kostenmäßig gleich einem Objekt zugeordnet ist, gesondert einlagern und Ankunft melden.

  • Die Ware ist mit der Objektbestimmung zu kennzeichnen und in die Lagerkarte aufzunehmen.

Dokumentation und Verwaltung der Lagerabläufe, Lagerartikel und Bestände:

  • Lagerartikel mit den Angaben artikelspezifischer Daten, Artikelklasse, Hersteller Artikelnummer, Lagerort, Bestände, Alternativartikel,

  • Bestellung als einen vereinfachten Vorgang oder mit einzelnen Bestellpositionen,

  • Anlieferung als einen vereinfachten Vorgang oder explizit mit einzelnen Lieferpositionen,

  • Wareneingangskontrolle als einen vereinfachten Vorgang oder mit einzelnen Positionen,

  • Artikelspezifische Bestandsanzeigen für Lagerbestand, Reservierte Menge, Verfügbare Menge, Mindest- / Sicherheitsbestand und Maximalbestand,

  • Entnahme als einen vereinfachten Vorgang oder mit einzelnen Auftrags- / (Entnahme) positionen,

  • Lagerartikel anlegen auf der Basis eines Artikelkataloges,

  • ständige Ermittlung der Bestände mit der Ausgabe von Warnmeldungen bei Unter- oder Überschreiten von den eingestellten Artikelmengen,

  • Barcodegenerierung für die Etikettierung,

  • Inventur mit Dateiimport von gescannten Lagerbeständen,

  • einstellbare Berechnungsmethode für die Ermittlung des Lagerwertes des einzelnen Lagerartikels und des gesamtem Lagers,

  • ausweichen auf gelistete Alternativartikel,

  • Überwachung der Mengenschwellen für Gefahrstoffe in den Lagern,

  • Lagerartikel die zu Geräten gehören die entsorgt wurden, können ausgesondert werden.

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

2423

Beschreibung

Koordinierung, Verwaltung und Kontrolle der Bibliothek und der Archive

Inbegriffen

Sowohl Kosten der internen als auch der ausgelagerten Archivierung, Unterhaltungskosten der Gebäude für Archivierungszwecke (wenn diese entweder außerhalb oder innerhalb in abgeschlossenen und identifizierbaren Gebäuden sind), Archivierungssysteme, geeignet zur Arbeit und zum Abrufen von Aufzeichnungen.

Aktivitäten (Beispiele)

Beschaffung und Verteilung von Zeitschriften, Lagerung von Dokumenten entsprechend der Gesetze.

Facilities (Beispiele)

Bibliotheks- und Archivierungs-Software

zugeordnete FM-Leistungen

- 2423-1-6.830 Bibliotheksdienste erbringen
- 2423-3-6.812.4 Dokumente archivieren

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.830

Bibliotheksdienste erbringen

Information und Kommunikation sind unverzichtbare Bestandteile der Qualität, Weiterbildung, Entwicklung und Sachkenntnis. Heutige Mitarbeiter entwickeln sich fachlich ständig weiter (Personalentwicklung). Die Bibliotheksdienste sind hierfür eine wesentliche Grundlage.

Information der Mitarbeiter an den unterschiedlichen Standorten über vorhandene Werke:

  • Bücher

  • Zeitschriften

  • Loseblattsammlungen

  • Normen

  • Gesetzblätter u.a.

  • DV-unterstützt

  • Informationssysteme

  • Links zu interessanten und nützlichen Informationsangeboten

  • Diskussionsforen Mitarbeiter zu verschiedenen Themen

  • Personen-, Telefon- und e-Mailverzeichnis des Unternehmens

  • Zentrales Informationsportal

  • Übersicht über aktuelle Veranstaltungen und Vorträge

  • Datenbank-Infosystem (DBIS)

  • Elektronische Medien (Copyrights beachten)

die an den unterschiedlichen Standorten in Bibliotheken oder direkt an Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt werden.

Literatur auswählen und Beschaffung initiieren

  • Dokumentlieferung und Fernleihdienste, Literaturstellen recherchieren,

  • über geeignete Datenbanken und anschließender Beschaffung des Artikels,

  • wenn bibliographische Daten einer Literaturstelle, z.B. als Zitat, bekannt sind, Beschaffung mit Hilfe dieser Angaben

  • Multimediaangebote des Bibliothekdienstes,

  • temporäre DV-Arbeitsplätze für Mitarbeiter, die keinen ständigen DV-Arbeitsplatz haben,

  • Druckdienste,

  • Beratung und Unterstützung,

  • Videoschnittplätze, DVD-Brenner, CAD-Arbeitsplätze,

  • Dokumente digital erfassen und für die weitere Verarbeitung speichern,

  • Multimedia Streaming Server für digitale Medien. Der Betrachter kann dann jederzeit auf dieses Material zugreifen (On Demand), kann das Abspielen unterbrechen, wieder starten oder an anderer Stelle fortsetzen,

  • Videokonferenzen,

  • rechnergestütztes Bearbeiten von Filmmaterial.

Zugänge beschildern und katalogisieren

  • EinheitssachtitelVerzeichnis anlegen,elektronische Katalogisierung gem. Sachtitel,

  • ausführliche aktuelle GesamtInhaltsübersicht vorhalten,

  • Langzeitarchivierung für ausgewählte Exemplare,

  • bei großen Bibliotheken übersichtliche Beschilderung,

  • Kataloge ins Intranet stellen.

Beschädigte Literatur ausbessern

  • Da Fachbücher sehr teuer sind, sind solche bei Beschädigung wieder herzustellen.

  • Kleinere Schäden örtlich ausbessern.

  • Größere Schäden vom Fachbetrieb (Buchbinderei) ausbessern lassen.

  • Ggf. vorübergehende Ersatzbeschaffung.

  • Über z. Zt. nicht greifbare Literaturstellen (Intranet) informieren mit Datum der Wiederzurverfügungstellung.

Literatur bereitstellen

  • Zurück gebrachte Literatur umgehend wieder zum Verleih bereit stellen und informieren (Intranet).

  • Auf Beschädigungen überprüfen.

  • Im Bedarfsfall zur Ausbesserung geben.

Entleihvorgänge erfassen und verwalten

  • In Literaturverzeichnis eintragen.

  • Leser im Leserkataster entlasten.

  • Bei Terminüberschreitung Sanktionen aussprechen und verfolgen (falls vereinbart).

Veraltete Literatur aussondern

  • Hinweise zur Überschreitung der Aktualität von Literatur haben sich die Bibliothekare selbst zu beschaffen (Verfolgung und Beschaffung von Neuauflagen).

  • Entsprechende Aussonderung der überholten Literatur.

  • Bei Artikeln, die i.d.R. elektronisch beschafft wurden, kann das nicht dem Bibliotheksdienst obliegen. Hier sind die Besitzer der Literaturstellen selbst für Aktualisierung zuständig.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.812.4

Zum Dokument wird von der Fachabteilung eine Archivkarte angelegt:

  • Informationen zum Dokument (relevant nur für Fachabteilungen),

  • Aufbewahrungsfristen,

  • Archivierungsdatum,

  • Dokumentennummer.

Es werden bei nichtelektronischer Archivierung i.d.R. folgende Hauptarbeitsgänge vollzogen:

Fachabteilung:

  • Dokumentkarte mit Informationen zur Dokument ausfüllen,

  • Durchschrift mit den Angaben zur Aufbewahrungsfrist anfertigen,

  • Datum und Dokumentnummer auf die Dokumentmappe kleben,

  • neues Dokument zur Archivierung an das Archiv schicken.

Archiv:

  • Dokument nach Fristen ordnen,

  • Datum der Dokumente feststellen (aktuell, vorausgehend),

  • Dokument nach begrifflichen und technischen Kategorien bearbeiten,

  • Dokument unter den begrifflichen und technischen Kategorien im Archiv einordnen,

  • neue Dokumentmappe anlegen,

bei Bedarf ergänzende Unterlagen zum Dokument an das Archiv schicken, Dokument unter der entsprechenden Archivierungsdauer archivieren.

Eine Umarchivierung wird wie eine Neuarchivierung behandelt.

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