2423-3-6.812.4 Dokumente archivieren

Dokumente archivieren

- Zum Dokument wird von der Fachabteilung eine Archivkarte angelegt:
-> Informationen zum Dokument (relevant nur für Fachabteilungen),
-> Aufbewahrungsfristen,
-> Archivierungsdatum,
-> Dokumentennummer.

- Es werden bei nichtelektronischer Archivierung i.d.R. folgende Hauptarbeitsgänge vollzogen:

Fachabteilung:
-> Dokumentkarte mit Informationen zur Dokument ausfüllen,
-> Durchschrift mit den Angaben zur Aufbewahrungsfrist anfertigen,
-> Datum und Dokumentnummer auf die Dokumentmappe kleben,
-> neues Dokument zur Archivierung an das Archiv schicken.

- Archiv:
-> Dokument nach Fristen ordnen,
-> Datum der Dokumente feststellen (aktuell, vorausgehend),
-> Dokument nach begrifflichen und technischen Kategorien bearbeiten,
-> Dokument unter den begrifflichen und technischen Kategorien im Archiv einordnen,
-> neue Dokumentmappe anlegen,

- bei Bedarf ergänzende Unterlagen zum Dokument an das Archiv schicken,
-> Dokument unter der entsprechenden Archivierungsdauer archivieren.

- Eine Umarchivierung wird wie eine Neuarchivierung behandelt.