04125 3989923  Am Altenfeldsdeich 16, 25371 Seestermühe

Beschaffung

Zwei Experten reichen sich die Hand. Unscharfe Fotomontage im Bereich Geschaeft & Marketing im Hintergrund

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

2550

Beschreibung

Beschaffungsdienstleistungen, die die Organisation unterstützen.

Arbeitskräfte und spezielle Werkzeuge, externe Dienstleister

Inbegriffen

Büroräume

Nicht inbegriffen

Ausführen von Ausschreibungsangeboten, Beurteilung von Dienstleistern, Verhandeln von Preisnachlassen

Aktivitäten (Beispiele)

Internet-Werkzeug für Ausschreibungsangebote

Facilities (Beispiele)

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.880

Innerhalb der Nicht-Kern-Geschäfte

Der Abschnitt Beschaffung behandelt sämtliche Beschaffungen innerhalb der Nicht-Kern-Geschäfte einer Unternehmung. Insofern kann hier nicht auf alle Bedarfe im Einzelnen eingegangen werden, sondern nur auf das Prinzipielle.

Abstimmung mit dem Bedarfsträger

Bedarfsträger sind alle internen Kunden einer Unternehmung, für die das FM zuständig ist.

Prozedere der Beschaffung festlegen:

  • Wer darf bestellen?

  • Wie wird bestellt?

  • Wie sind die Wertgrenzen für Bestellungen?

  • Welche Unterschriftenregelung gibt es?

  • Welche Art und ab welcher Wertgrenze sind Wirtschaftlichkeitsnachweise nötig?

  • Wie sind diese zu führen?

  • Wer darf sie bestätigen?

  • Gibt es bevorzugte Lieferanten/Dienstleister (z.B. Rahmenverträge)?

Bestellungen sind in bestimmter Weise zu beschreiben (z.B. Angaben zur Bestimmung der Charakteristika des Beschaffungsobjektes)

In Abhängigkeit vom Umfang und der Komplexität werden verschiedene Arten der Beschreibung verwendet:
z.B. Gewindebolzen: Gewinde, Durchmesser, Länge, Kopfform, Material, Oberflächenbehandlung reichen i.d.R. aus.

Beim Beispiel Einsparcontracting erfolgt z.B. eine Verhandlungsrunde über den Zeitraum eines Jahres. Die Beschreibung kann detailliert (Ingenieurleistung) sein oder aber auch funktional.

Die Abstimmungen mit den Bedarfsträger erfolgen während des Beschaffungsprozesses umso öfter, je länger dieser dauert und je komplexer die Sache ist (z.B. Reportsysteme, Teilnahme an Verhandlungen).

Marktanalyse

Ab einem bestimmten Wert und insbesondere dann, wenn nicht durch klare Normative die Qualität der zu beschaffenden Sache eindeutig ist, sind Analysen über die möglichen Hersteller bzw. Lieferanten notwendig.

In dieser Phase sind konkrete Vergleiche nicht möglich. Hilfsmittel können sein:

  • Probestück, Probeleistung, Erstbemusterung,

  • Referenzen,

  • Firmenprofile,

  • Präqualifikationen,

  • Einkauf "Step by Step" u. a.

Im Ergebnis der Marktanalyse werden die Wettbewerbsteilnehmer bestimmt.

Wenn die Beschaffung speziell ist und es wenig betriebliche Übung gibt, ist professionelle Hilfe angeraten.

Auswahl potentieller Lieferanten

Normalerweise kennen die Beschaffer/Einkäufer ihren Markt recht gut, der oft auch örtlich begrenzt ist.

Bei überregionalen Leistungen und Lieferungen (Energie, Dienstleistungen usw.) und komplexen Leistungen ist zu prüfen, ob die zu liefernde Qualität regional unabhängig ist, bzw. ob sie dem derzeitigen Markt entspricht.

Im FM (Langfristigkeit der Verträge angestrebt) spricht man nicht nur von der Lieferantenauswahl, sondern auch von langfristigen Maßnahmen, wie:

  • Lieferantenentwicklung "Qualifikationslieferant" vs. "Auslauflieferant",

  • laufender Lieferantenbeurteilung, Qualitätsüberwachung, Termintreue, Schlechtmengenanteil, Kundenzufriedenheit,

  • Lieferanteneingrenzung (z.B. Marktbeobachtung),

  • permanente potenzielle Lieferantenidenfikation, -klassifizierung,

  • Lieferantenfähigkeitsanforderungen definieren,

  • Lieferanten eingrenzen,

  • DV-Programm sinnvoll.

Lieferantenwechsel:

  • Aussteuerung Altlieferant; Einsteuerung Neulieferant. Dies ist bei FM-Leistungen ein bedeutender Prozess!

  • Lieferantenwettbewerb, wenn sinnvoll, zulassen (Partnerschaftsentwicklung).

  • Relative Kostenposition des Lieferanten im Wettbewerb aufzeigen.

Ausschreibung

Unterschiedliche Möglichkeiten und Verfahren (VOB, VOL, VOF), jedoch prinzipiell:

  • Bietervorschlagsliste,

  • Präqualifikation / Audit
    Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (Allgemeine

  • Begleitende Dokumente z.B.:

  • Verdingungsunterlagen,

  • Leistungsbeschreibung / Leistungsverzeichnis,

  • Beilagen wie: Allgem. Vorbemerkungen, AVB, BVB, ZVB, ATV, ATV-TGA, Schnittstellendefinitionen, Bürgschaften, Lieferbedingungen für Planungsleistungen, Raumbuch, Qualitätscheck,

  • Vergabeunterlagen,

  • Bemusterung / Proben / Referenzobjekt.

Angebotsvergleich / Angebotserstellung

Nachfrager:

Die Vergleichskriterien müssen bei den Verdingungsunterlagen sein. Spätere Änderung nicht möglich.

  • Angebotseröffnung, -protokoll

Vergleichsmethoden:

  • Preisspiegel,Sensivitätsanalyse,

  • Kapitalwertmethode u.a.,

  • Vergabeverhandlungsvorschlagliste.

FM- Anbietern:

Die Erarbeitung von Angeboten erfolgt in Verantwortung des Vertriebs nach Kalkulationsregeln.

Je nach Ausschreibung sind 3 Schritte sinnvoll:

  • Je nach Ausschreibung sind 3 Schritte sinnvoll:

  • Machbarkeitsstudie,

  • Konzept,

  • verbindliches Angebot.

Anmerkung:Dieser logischen Methodik entspricht am ehesten das Verhandlungsverfahren.

Vergl. 6.942

Angebotsverhandlung

Die Vergabeverhandlung (im Verhandlungsverfahren kann es mehrere Verhandlungsrunden geben, die z.B. jeweils mit einem indikativen Angebot abgeschlossen werden, bis zur letzten Runde mit verbindlichem Angebot) bezieht sich eher auf Leistungen als auf Lieferungen.

  • Protokoll

  • Angebotsvergleich und Vergabevorschlag

Auftragsvergabe / Vertragsabschluss

  • Die Vergabe erfolgt an den Bestbieter,

  • Festlegung der Kriterien, was ein Bestbieter ist (klare Verfahren für Angebotsvergleich),

  • Unbestechlichkeit im Verfahren,

  • Zuschlagserteilung,

  • Absage der Mitbieter.

Oft spielen beim FM regionale Bedingungen eine Rolle (z.B. überregionalen Dienstleistern den Einsatz örtlicher Subunternehmer abfordern, wenn sinnvoll.)

Vertragscontrolling, Überwachung Vertragserfüllung der Architekten und Ingenieure.

Zweck:

  • Das Vertragswesen spielt deshalb eine so wichtige Rolle, weil es unmittelbar mit planenden und ausführenden Unternehmen gekoppelt ist.

  • Fehler in den Verträgen können deshalb sehr kostspielig werden. Vertragsgestaltung, Vertragsanalyse vor Vertragsschluss und Vertragscontrolling nach Abschluss sind für das Ergebnis von entscheidender Bedeutung.

Aufgaben:

  • Da es bei der Leistungserfüllung oft zu Abweichungen von den Soll-Vorgaben kommt, ist aktives, laufendes Vertragscontrolling (und Risikomanagement) notwendig.

  • Controlling macht periodische Abweichungsanalyse und Risikomanagement sowie Vorschläge für Anpassungen durch z.B.:

  • Vertragsergänzungen,

  • Änderungen,

  • Zwischeneinschätzungen,

  • Teilkündigung,

  • Billigung, etc.,

  • Vertragsabbruch,

  • Soll-Ist-Vergleich bei der Leistungsabnahme.

Grundlagen:

  • Grundlage der Planerverträge ist die Leistungsmatrix der Planung,

  • Grundlage von Realisierungsverträgen sind:

  • Zeichnungen,

  • Berechnungen,

  • Beschreibungen der Architekten und Ingenieure.

Beschaffung von Dienstleistungen

Dienstleistungsverträge sind meist sehr komplex (integriertes FM). Die Leistungen sind meist wiederkehrend (Regelleistungen). Beim Controlling sind deshalb komplexe Leistungsverträge zu bearbeiten und die Vertragserfüllung ist kontinuierlich zu beobachten.

Dienstleistungsverträge "leben", d.h. durch innere und äußere Einflüsse werden Vertragslücken sichtbar, die geregelt werden müssen, bzw. neuere Erkenntnisse lassen Änderungsbedarf entstehen. Aus dieser Erkenntnis ist deshalb schon bei Vertragsabschluss zu regeln, wie dann zu verfahren ist. (Change Request System einführen und verfolgen).

  • Vermeidung von Intangibilitäten durch Service Level Agreements und Key Performance Indicators,

  • Kundenzufriedenheitsbefragungen in Verbindung mit Auswertungsmatrix,

  • Beurteilung über Bonus-Malus-Zahlung (falls vereinbart),

  • Verfolgung und Beurteilung der Leistungen mit ständigem Bezug auf die Baseline,

  • Korrektur und Anpassung der Baseline,

  • Änderung des Nutzerverhaltens vertraglich reflektieren; Anpassungsvorschläge,

  • bei erwiesener Schlechtleistung Sanktionen vorschlagen resp. Durchführen (Eskalationsstufen beachten).

  • Fortschreibung des abgeschlossenen Vertrages

Für alle Fragen, die im Vertrag nicht ausdrücklich geregelt sind, gelten die Regelungen des BGB-Werkvertragsrechts und des Allgemeinen Schuldenrechts sowie die Allgemeinen Bestimmungen über Rechtsgeschäfte.

Rahmenbedingungen:Der Schwerpunkt liegt neben Qualität auf Lieferflexibilität und Zuverlässigkeit.

  • Das Controlling dieser Verträge richtet sich im Wesentlichen auf die rechtzeitige und qualitätsgerechte Lieferung von kurzfristig zu ersetzenden Gegenständen, die beim Betrieb der Immobilie verschleißen.

  • Sie müssen schnell, kostengünstig und unkompliziert bei Bedarf herangeschafft werden können oder in bestimmter Menge bereit stehen.

  • Künftige Fehlmengen sollen rechtzeitig erkannt werden (Meldesystem, Warenwirtschaftssystem).

  • Besondere Anforderungen werden gestellt bei sehr kurzfristigen Lieferungen und sehr hohem Verbrauch (z.B. Wareneinsatz beim Catering).

Einzelbestellungen

Je komplexer ein Vertrag ist, desto bedeutsamer ist das Controlling.

Es sich hier um Verträge, die einmalig erfüllt werden müssen (Projektleistungen). Daraus ergibt sich, dass eine Vertragssteuerung während der Erfüllungsphase kaum möglich ist, jedenfalls nicht bei kurzen Liefer- und Leistungszeiten.

Grundlagen zur ständigen Vertragsverbesserung:

  • Welcher Vertrag liegt vor?

  • Objektplanung, GU-Vertrag, GMP-Vertrag, etc.

  • Was sind die Grundlagen dieses Vertrages (z.B. Werkbeschreibung, Beteiligte, etc.)?

  • Was ist der Geist dieses Vertrages?

Sonstiges

Das hier beschriebene Vertragscontrolling nach Auftragserfüllung beschäftigt sich i.d.R. also mit Gewährleistung bei Schlechtleistung resp. deren fachgerechtem Nachweis (Gutachten).

  • Hier handelt es sich zwar um einmalige Verträge, die aber wegen des Vertragsgegenstandes langfristigen Charakter haben.

  • Die Vertragsgestaltung und -erfüllung läuft in Phasen ab, die durch die Projektentwicklung gesteuert werden.

Anbieter überregional

Firma

Website

Apetito AG

apetito.de

Apleona GmbH

apleona.com

Aramark GmbH

aramark.de

Compass Group Deutschland GmbH

compass-group.de

CBRE Gruppe

cbre.de

Caverion Deutschland GmbH

caverion.de

Dussmann Group

dussmanngroup.com

Dr. Sasse AG

sasse.de

Dorfner Gruppe

dorfner-gruppe.de

DB Services GmbH

dbservices.de

ELMATIC GmbH

elmatic.de

Engie Deutschland GmbH

engie-deutschland.de

Gegenbauer Holding SE & Co

gegenbauer.de

Götz Gruppe

goetz-fm.com

Geiger Facility Management

geiger-fm.de

Hectas Facility Services Stiftung & Co

hectas.com

ISS Facility Services GmbH

de.issworld.com

ISD Immobilien Service Deutschland GmbH & Co

isd-service.de

Infraserv Gmbh & Co

infraserv.com

Kötter Unternehmensgruppe

koetter.de

Klüh Service Management GmbH

klueh.de

Leadec Holding BV & Co

leadec-services.com

Piepenbrock Facility Management GmbH

piepenbrock.de

Rud. Otto Meyer Technik GmbH & Co

dnb.com

Spie Deutschland & Zentraleuropa GmbH

spie.de

Sodexo Services GmbH

sodexo.com

Strabag Property and Facility Services GmbH

strabag-pfs.com

Stölting Service Group GmbH

stoelting-gruppe.de

Sauter FM GmbH

sauter-fm.com

Vinci Energies

vinci-energies.de

Wisag Facility Service GmbH

wisag.de

Wir verwenden Cookies um unsere Website zu optimieren und Ihnen das bestmögliche Online-Erlebnis zu bieten. Mit dem Klick auf „Alle erlauben“ erklären Sie sich damit einverstanden. Weiterführende Informationen und die Möglichkeit, einzelne Cookies zuzulassen oder sie zu deaktivieren, erhalten Sie in unseren Cookies-Einstellungen.