Sekretariatsdienste, Übersetzungen

6.811

• Planung und Festlegung von Terminen jeglicher Art

• Vorbereitung von Mitarbeiterbesprechungen und Besucherbesprechungen

• Information der Geschäftsführung

• Wahrnehmung von Dienstaufsichtspflichten in der Abteilung und Führung des Disposition

• Vorbereitung von Geschäftsreisen (Reiseplan, Buchung von Verkehrsmitteln und Hotels, Bereitstellung von Devisen etc.) des Bereichsleiters

• Auswertung von Berichten, Protokollen und Besprechungsunterlagen

• die Stelleninhaberin stellt die effektive und reibungslose Funktionsfähigkeit des Bereichssekretariats sicher

• entlastet den Bereichsleiter wirkungsvoll bei der Wahrnehmung seiner Führungs-, Kontrollund Informationsaufgaben

• nimmt Diktate des Bereichsleiters auf, schreibt die Korrespondenz, entwirft Geschäfts-, Glückwunschund Kondolenzschreiben sowie interne Rundschreiben nach den Angaben des Bereichsleiters

• kontrolliert die in der Abteilung eingehende Tagespost, versieht diese ggf. mit Vermerken und legt sie dem Bereichsleiter vor

• bereitet ausgehende Schriftstücke des Bereichsleiters für den Postversand vor

• legt Schriftstücke nach Ablageplan ab und führt nach Maßgabe des Vorgesetzten sämtliche Unterlagen der Abteilung

• erstellt Präsentationsunterlagen für den Bereichsleiter

• klärt selbständig Sachverhalte und Fragestellungen

• erstellt und führt Dokumentationen und Statistiken u.a. auch auf der Basis selbst aufbereiteter Basisdaten

• verfolgt die laufenden Geschäftsvorgänge und macht den Bereichsleiters ggf. auf Auffälligkeiten und Abweichungen aufmerksam

• verwaltet die Übersicht über die vom Bereichsleiter zu versendenden Werbegeschenke und Präsente aus besonderem Anlass und erledigt den Versand

Die Telefonzentrale ist durchgehend von x Uhr bis y Uhr an z Tagen im Jahr besetzt

Die Mitarbeiter/innen am Switchboard haben sich innerhalb z.B. 10 Sekunden nach Rufeingang zu melden und das Gespräch zu bearbeiten.

• Betrieb der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Telefonvermittlungsanlage

• sicherstellen, dass Anrufe innerhalb der genannten Reaktionszeit auf höfliche und zügige Weise beantwortet werden

• Durchführung von Systemprüfungen um sicherzustellen, dass das System korrekt funktioniert

• die mit dem Betrieb verbundenen Verwaltungsangelegenheiten wie z.B. Durchwahlnummern, Telefonverzeichnis,Störmeldungen und Aktenunterlagen sind ständig auf dem neuesten Stand zu halten

• Störungen werden aufgezeichnet und dem entsprechenden Leistungsanbieter gemeldet und innerhalb der Reaktionszeiten bearbeitet

• Einrichtung der Telefonanschlüsse (und Abrechnung, wenn vermietet)

• Abrechnung im Auftrag des Auftraggebers mit den Telekommunikationsdienstleistern

• Veranlassung der korrekten Eintragungen der Telefon-, Telefax- und Modemanschlüsse in die örtlichen Bücher

• Erkennung von Bedarf an zusätzlichen Ausrüstungen und/oder Systemen sowie Melden desselben an den Auftraggeber

• Der Sekretariatsdienst organisiert den Übersetzungsdienst

• Kleinere Aufgaben, die eher informativen Charakter besitzen, können mit Hilfe von Übersetzungssoftware bzw. über das Internet bearbeitet werden

• Für "Business-Übersetzungen" (einwandfreie Grammatik, einwandfreier Ausdruck und richtige Schreibweise voraussetzend) sind professionelle Übersetzungsbüros zu beauftragen

6.812.1

• Struktur der Dokumentationsrichtlinien festlegen,- Inhalt und Umfang der zu liefernden Dokumentation

• Anforderungen und Grundsätze an die Ausführung der Dokumentation

• Kennzeichnung aller Unterlagen, Datenträger und Ordner

• Bezeichnung und Format digitalisierter Unterlagen

• Anforderungen an die Ausführung der CAD-Dokumentation