04125 3989923  Am Altenfeldsdeich 16, 25371 Seestermühe

Sekretariatsdienste, Übersetzungen

Geschaeftsfrau unterhaltet sich am Handy mit lachendem Gesicht am Bueroarbeitsplatz

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

2560

Beschreibung

Sekretariatsdienstleistungen, die die Organisation unterstützen, einschließlich Übersetzungen.

Arbeitskräfte und spezielle Werkzeuge, externe Dienstleister

Inbegriffen

Büroräume

Nicht inbegriffen

Büro-Software, Übersetzungs-Software, Kommunikationswerkzeuge

Facilities (Beispiele)

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.811

Die wichtigsten Aufgaben des Sekretariatsdienstes sind folgende:

  • Planung und Festlegung von Terminen jeglicher Art

  • Vorbereitung von Mitarbeiterbesprechungen und Besucherbesprechungen

  • Information der Geschäftsführung

  • Wahrnehmung von Dienstaufsichtspflichten in der Abteilung und Führung des Disposition

  • Vorbereitung von Geschäftsreisen (Reiseplan, Buchung von Verkehrsmitteln und Hotels, Bereitstellung von Devisen etc.) des Bereichsleiters

  • Auswertung von Berichten, Protokollen und Besprechungsunterlagen

  • die Stelleninhaberin stellt die effektive und reibungslose Funktionsfähigkeit des Bereichssekretariats sicher

  • entlastet den Bereichsleiter wirkungsvoll bei der Wahrnehmung seiner Führungs-, Kontrollund Informationsaufgaben

  • nimmt Diktate des Bereichsleiters auf, schreibt die Korrespondenz, entwirft Geschäfts-, Glückwunschund Kondolenzschreiben sowie interne Rundschreiben nach den Angaben des Bereichsleiters

  • kontrolliert die in der Abteilung eingehende Tagespost, versieht diese ggf. mit Vermerken und legt sie dem Bereichsleiter vor

  • bereitet ausgehende Schriftstücke des Bereichsleiters für den Postversand vor

  • legt Schriftstücke nach Ablageplan ab und führt nach Maßgabe des Vorgesetzten sämtliche Unterlagen der Abteilung

  • erstellt Präsentationsunterlagen für den Bereichsleiter

  • klärt selbständig Sachverhalte und Fragestellungen

  • erstellt und führt Dokumentationen und Statistiken u.a. auch auf der Basis selbst aufbereiteter Basisdaten

  • verfolgt die laufenden Geschäftsvorgänge und macht den Bereichsleiters ggf. auf Auffälligkeiten und Abweichungen aufmerksam

  • verwaltet die Übersicht über die vom Bereichsleiter zu versendenden Werbegeschenke und Präsente aus besonderem Anlass und erledigt den Versand

Telefondienste

Die Telefonzentrale ist durchgehend von x Uhr bis y Uhr an z Tagen im Jahr besetzt

Die Mitarbeiter/innen am Switchboard haben sich innerhalb z.B. 10 Sekunden nach Rufeingang zu melden und das Gespräch zu bearbeiten.

Der Telefondienst ist verantwortlich für:

  • Betrieb der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Telefonvermittlungsanlage

  • sicherstellen, dass Anrufe innerhalb der genannten Reaktionszeit auf höfliche und zügige Weise beantwortet werden

  • Durchführung von Systemprüfungen um sicherzustellen, dass das System korrekt funktioniert

  • die mit dem Betrieb verbundenen Verwaltungsangelegenheiten wie z.B. Durchwahlnummern, Telefonverzeichnis,Störmeldungen und Aktenunterlagen sind ständig auf dem neuesten Stand zu halten

  • Störungen werden aufgezeichnet und dem entsprechenden Leistungsanbieter gemeldet und innerhalb der Reaktionszeiten bearbeitet

  • Einrichtung der Telefonanschlüsse (und Abrechnung, wenn vermietet)

  • Abrechnung im Auftrag des Auftraggebers mit den Telekommunikationsdienstleistern

  • Veranlassung der korrekten Eintragungen der Telefon-, Telefax- und Modemanschlüsse in die örtlichen Bücher

  • Erkennung von Bedarf an zusätzlichen Ausrüstungen und/oder Systemen sowie Melden desselben an den Auftraggeber

Übersetzungsdienste

  • Der Sekretariatsdienst organisiert den Übersetzungsdienst

  • Kleinere Aufgaben, die eher informativen Charakter besitzen, können mit Hilfe von Übersetzungssoftware bzw. über das Internet bearbeitet werden

  • Für "Business-Übersetzungen" (einwandfreie Grammatik, einwandfreier Ausdruck und richtige Schreibweise voraussetzend) sind professionelle Übersetzungsbüros zu beauftragen

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.812.1

Dokumente erstellen (Schreib- / Scandienste)

  • Struktur der Dokumentationsrichtlinien festlegen,- Inhalt und Umfang der zu liefernden Dokumentation

  • Anforderungen und Grundsätze an die Ausführung der Dokumentation

  • Kennzeichnung aller Unterlagen, Datenträger und Ordner

  • Bezeichnung und Format digitalisierter Unterlagen

  • Anforderungen an die Ausführung der CAD-Dokumentation

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