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Bauprojekte in LzPh. 1 steuern

Ansicht von unten einer Baustelle mit unfertigen Objekten und drei Kranen in Betrieb

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.120

delegierbare Bauherrenleistung

  • Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen

  • Auswahl der zu Beteiligenden

  • Erstellung der Grundlagen Gesamtprojekt

  • Ermitteln Bedarfs und der Anforderungen

  • Klärung der Standortfragen

  • Festlegen des Kostenrahmens

  • Ermitteln von Investitionsmitteln

  • Entwickeln des Terminrahmens

  • Generalablaufplanung

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.121

Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen der Projektziele und der Projektorganisation durch ein projektspezifisch zu erstellendes Organisationshandbuch

Das Projekthandbuch ist Dreh- und Angelpunkt der Projektarbeit, Datensammlung und Leitfaden für Aufbau und Ablauf, Steuerungsinstrument und Dokumentation des Projektes. Es enthält die qualitätsrelevanten Ergebnisse und Veränderungen im Projekt.

Das Handbuch dient folgenden Zielen:

  • der interdisziplinären Zusammenarbeit vieler Spezialisten in informationsgestützten und Informationen produzierenden Organisationen,

  • der Sicherung der kundengerechten Qualität von Leistungen,

  • der Optimierung der betriebsinternen Abläufe durch überlegten und effizienten Einsatz von Ressourcen,

  • der verkürzten Durchlaufzeit der Projekte.

Sinn des Handbuches ist

die Bestimmungen zur Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung, Mitarbeit und Information aller Beteiligten des Projektes einvernehmlich festzulegen sowie das Sicherstellen einer stets gleichen, effizienten Abwicklung der anfallenden Probleme und Entscheidungen.

Grundlage der Gliederung des Handbuches ist

die Projektstruktur. Sie bildet die Rahmenbedingungen, die Zielsetzungen, die Organisation und die Dokumentation ab.

Die Basis des Projektmanagements ist

  • Qualität,

  • Kosten,

  • Termine.

Sie wird ergänzt um:

  • Verträge,

  • Versicherungen,

  • Aufbaustruktur,

  • Ablaufstruktur,

  • Informationsverarbeitung.

Exemplarische Gliederung eines Projekthandbuches:

  • Projektgegenstand und Projektumfeld / Grundlagen,

  • Öffentliche Belange und Behörden,

  • Aufbaustrukturen,

  • Ablaufstrukturen,

  • Qualitäten und Quantitäten,

  • Kosten,

  • Termine,

  • Verträge und Versicherungen,

  • Informationsverarbeitung,

  • Planungsund Ausführungsdokumente,

  • Objektüberwachung,

  • Projektinterna.

Das Handbuch hat eine verbindliche Struktur innerhalb des gesamten Unternehmens.

Für jedes neue Projekt ist es in seinen spezifischen Punkten den jeweiligen Bedürfnissen des Projektes anzupassen und im Projektteam zu bestätigen.

Das Projekthandbuch sollte nicht mit z.B. allgemeinen Organisationsrichtlinien, Firmen-Normen, Liefer- und Leistungsbedingungen der Einzelunternehmungen u.s.w. belastet werden, da diese Festlegungen gesamtbetrieblich (z.B. in Konzernrichtlinien) gelten.

Falls hier auf die spezifischen Belange des FM nicht ausreichend eingegangen wird, muss das Projekthandbuch dieses Defizit ausgleichen. Damit hat es neben seiner fachlichen Aufgabe auch eine innerbetriebliche Marketingfunktion für das FM.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.122

Auswahl der zu Beteiligenden und Führen von Verhandlungen

Zwei Mitarbeiter grafisch repraesentiert, der eine haelt einen Kompass & einen Bestandsplan, der andere steht an einem Steuerrad

Für die Beteiligung an Bauprojekten kommen i.d.R. folgende Gremien infrage:

  • Vertreter des Bauherrn (der Geschäftsführung),Facility Management,

  • Bereich Technik,

  • Bereich Finanzbuchhaltung ,

  • Controlling,

  • Einkauf,

  • und weitere Beteiligte in Abhängigkeit vom Projektziel.

Nach Auswahl und Abschluss eines jeweils geeigneten Leistungsvertrages zur Mitwirkung am Projekt werden die Beteiligten beauftragt (jeweils projektbezogene Individualverträge; keine Formular- oder Standardverträge).

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.123

Erstellung der Grundlagen für das Gesamtprojekt hinsichtlich Bedarf nach Art und Umfang (Nutzerbedarfsprogramm NBP)

Zielsetzung und Aufgabe des NBP ist es, den (voraussichtlichen) Nutzerwillen in eindeutiger und erschöpfender Weise zu definieren und zu beschreiben, um damit die "Meßlatte der Projektziele" zu schaffen, die projektbegleitend über alle Projektstufen hinweg verbindliche Auskunft darüber gibt, ob und inwieweit mit den Planungs- und Ausführungsergebnissen die Projektziele erfüllt werden. Das NBP ist das Ergebnis der vom künftigen Nutzer (möglichst) federführend erarbeiteten Bedarfsanforderungen im Hinblick auf Nutzen, Funktion, Flächen, Raumbedarf, Gestaltung, Ausstattung, Budget, Baunutzungskosten und Zeitrahmen.

Aufgaben

  • Mitwirkung bei der Erstellung der Grundlagen für das Gesamtprojekt hinsichtlich Bedarf nach Art und Umfang (Nutzerbedarfsprogramm NBP nach DIN 18205),

  • Mitwirkung bei Bodenrechts- und Erschließungsangelegenheiten,

  • Mitwirkung beim Ermitteln des Raum-, Flächen- oder Anlagenbedarfs und der Anforderungen an Standard und Ausstattung durch das Bau- und Funktionsprogramm,

  • Erarbeitung der erforderlichen Unterlagen, Abwickelung und/oder Prüfen von Ideen-, Programm- und Realisierungswettbewerben,

  • Herbeiführung der erforderlichen Entscheidungen des Auftraggebers,

  • Prüfung der Umwelterheblichkeit und der Umweltverträglichkeit.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.124

Objekt- /Flächen- /Raumverwaltung

Dies beinhaltet zumindest folgende Kataloge:

  • Flächenarten (z.B. nach DIN 277, nach gif, ggf. nach DIN 13080),

  • Nutzungsarten nach anwenderspezifischen Kategorien,

  • Inventar-Kategorien,

  • zusätzliche anwenderspezifische Attribute und Kriterien.

Ermitteln des Raum-, Flächen- oder Anlagenbedarfs und der Anforderungen an Standard und Ausstattung durch das Bau- und Funktionsprogramm

Zwei Mitarbeiter grafisch repraesentiert, der eine haelt einen Kompass & einen Bestandsplan, der andere steht an einem Steuerrad

Datenverknüpfungen mit Räumen und Raumzonen sind erforderlich für:

  • Kostenbelastungen an Kostenstellen, Abteilungen oder Mieter,

  • Mitarbeiter als Nutzer von Arbeitsflächen,

  • Inventar für dessen Verwaltung und ggf. Flächenzuordnung,

  • Auswertungen sind erforderlich für:
    ✔ Berichte über Flächenbelegung nach anwenderspezifischen Kriterien,
    ✔ Flächenbezogene Kostenumlagen nach Organisationseinheit,
    ✔ Erstellung von flächenbezogenen Ausschreibungsunterlagen, z.B. für Sanierungsmaßnahmen oder die Vergabe von Reinigungsaufträgen.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.125

Klärung der Standortfragen

  • Mitwirkung beim Klären der Standortfragen,

  • Beschaffung der standortrelevanten Unterlagen,

  • Grundstücksbeurteilung hinsichtlich Nutzung in privatrechtlicher und öffentlich-rechtlicher Hinsicht,

  • Erarbeitung von Leit- und Musterbeschreibungen, z. B. für Gutachten, Wettbewerbe etc.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.126

Festlegen des Rahmens für Investitions- und Baunutzungskosten

Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Bauinvestitionen sind Erstinvestitions- und Baufolgekosten zusammenzufassen und gehen als ein Bewertungskriterium in die Gesamtbewertung ein. Bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit ist nicht nur die Gesamtwirtschaftlichkeit des Vorhabens sicherzustellen, sondern jeder einzelne Planungsschritt ist für sich nach 7 BHO auf Wirtschaftlichkeit zu hinterfragen.

Dazu wird i.d.R. die Kapitalbarwertmethode angewendet. Bei diesem Verfahren werden Zahlungen, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen, vergleichbar gemacht. Im Übrigen gelten bei öffentlichen Bauten die Verwaltungsvorschriften zu 7 Bundeshaushaltsordnung (BHO).

Der Kalkulationszinssatz wird jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) neu vorgegeben. Preissteigerungsraten basieren auf den Entwicklungen der vergangenen Jahre, z.B. Faktoren für Preisänderungen nach Angaben des statistischen Bundesamtes auf Grundlage des jeweiligen Zeitraums.

Voraussetzung für alle Baukostenberechnungen und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen ist eine differenzierte Kostenplanung während der jeweiligen Leistungsphasen nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI), belegt durch Kostenvergleic

  • Nutzfläche,

  • Bauelementen,

  • und/oder ausführungsorientierten Vergabeeinheiten.

Als Grundlage werden die aktualisierten Datensammlungen der Bundesländer, der Architektenkammern und anderer anerkannter Beratungsstellen verwendet. In den Kostenermittlungsphasen

  • Programmkosten,

  • Kostenschätzung,

  • Kostenberechnung und

  • Kostenabschlag

sollen möglichst drei auf den aktuellen Zeitpunkt und das spezielle Bauwerk bezogene Kostenvergleiche angestellt werden. Vergleichs- und Kennwerte werden im Hinblick auf die spezifischen Anforderungen an das Bauwerk und die Außenanlagen, die vereinbarten Ausführungsstandards, die Konstruktion und die Ausstattung sowie die Besonderheiten von Grundstück und Erschließung bewertet in die Kostenplanung eingebracht. Die Quelle der Daten wird nachvollziehbar benannt. Referenzbaumaßnahmen für nachhaltiges Bauen werden besonders gekennzeichnet. Mehraufwendungen bei den Baukosten im Hinblick auf nachhaltiges Bauen sind unter Einbeziehung der Betriebs- und Nutzungskosten zu begründen.

Für die verbrauchsbezogenen Kostengruppen Wasser, Abwasser, Wärme, Kälte und Elektroenergie sind die entsprechenden Vorgaben (Richt- und Zielwerte) mit den örtlich geltenden Tarifen zu berechnen. Die Ergebnisse sind in die ökonomische Bewertung einzusetzen.

Um zu vergleichbaren Kostenkennwerten zu kommen, wird eine einheitliche Bezugsgröße [€/qm HNF] festgelegt. Entsprechend dem Vorplanungsstand wird ergänzend die Bezugsgröße [€/qm BGF] ausgewiesen

Detaillierte Planungskennwerte für Flächen und Rauminhalte sind in BKI - Baukosten des Baukosteninformationszentrums - sowie der zentralen Sammlung und Auswertung der Planungs- und Kostendaten von Hochbaumaßnahmen [LAGDAT] auf der Basis von Vergleichsobjekten ausgewiesen. Grundsätzlich sind objektbezogen ermittelte Bezugsflächen wegen der höheren Genauigkeit vorzuziehen.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.127

Ermitteln und Beantragen von Investitionsmitteln

Die strategische Investitionsplanung hat einen mittel- bis langfristigen Charakter. Es geht dabei um die vorausschauende Planung der Investitionsmittel z.B. in Bezug auf Energieoptimierende Maßnahmen oder auf Instandhaltungsaktivitäten. Die Lebensdauer von Bauteilen und Anlagen wird wesentlich durch die Instandhaltungsstrategie beeinflusst. Beim Ersatz von Bauteilen und Anlagen bietet sich auch die Chance, energieeffiziente Maßnahmen umzusetzen.

Abschätzung der Instandhaltungs- und -setzungskosten in Abhängigkeit verschiedener Parameter (z.B. Nutzungszeit, Nutzungsintensität, Technologiewechsel):

  • Evaluation von Optimierungs- bzw. Sparmöglichkeiten,

  • Zuordnung von Unvorhergesehenem aus der laufenden Kostenverfolgung,

  • Anpassung des eigenen Budgets,

  • Die Abwägung von Investitions- und laufenden Energiekosten.

Insbesondere in Hinsicht auf den Energieverbrauch spielen bei der Planung von Investitionsmitteln folgende Zusammenhänge eine Rolle:

  • Steigende Energiepreise,Betriebskosten typischer Verwaltungsgebäude,

  • Steigender Handlungsdruck,

  • Steigende Kosten für technisches Gebäudemanagement,

  • Fehlende Investitionsmittel für Sanierung und Modernisierung,

  • Fehlende betriebswirtschaftliche Anreize zum Energiesparen,

  • Nicht optimale Betriebsführung von Anlagen,

  • Defizite beim Energiemanagement.

Zur zielsicheren Entscheidungsfindung bei Investitionsvorbereitungen ist ein EDV-gestütztes Investitionsmanagement hilfreich (detaillierte buchhalterische Überwachung von komplexen Maßnahmen, maßnahmenübergreifende Verwaltung von Budgets, Verwendung von Investitionsaufträgen).

Nach Beschlussfindung und Freigabe der benötigten Investitionsmittel erfolgt die Umsetzung des Reorganisationsprogrammes zum Beginn der Reorganisationsphase.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.128

Entwickeln, Vorschlagen und Festlegen des Terminrahmens

Die Schaffung und Anwendung des Planungs- und Baurechtes sind gesetzlich den Behörden der Kommunen zugeordnet.

Die Schaffung von Planungsrecht und baurechtliche Prüfungen sind durch die Vielzahl der zu beteiligenden Stellen zeitaufwendig. Diese Zeiten muss man in den Gesamtterminplan einstellen. Unrichtige oder unvollständige Unterlagen hemmen den Arbeitsfluss bei den genehmigenden Stellen und wirken zeitverzögernd.

Generelle Aufgaben:

  • frühzeitige Erkundung der Bebauungsmöglichkeiten (Planungsrecht),

  • evtl. Bauvoranfrage einreichen,

  • frühzeitige Erkundung der Anforderungen der Behörde(n) an die Bauantragsunterlagen,

  • vollständige Unterlagen zusammenstellen und bei der/den Behörde(n) einreichen,

  • frühzeitige Erkundung von Bauauflagen (und evtl. deren Diskussion),

  • Bauauflagen der Baugenehmigung einzeln auflisten und auf deren Abnahme durch die beteiligten Stellen hinarbeiten.

Exemplarische Terminaufgaben (Quelle: BoCon)

Projektvorbereitung
(Projektentwicklung und Grundlagenermittlung)

- Die Machbarkeit des gewünschten Fertigstellungstermins überprüfen. - Den Eckterminplan/ Generalablaufplan für das Projekt mit allen wesentlichen Eckdaten für den Planungs- und Bauablauf in Abstimmung mit den Planungsbeteiligten aufstellen

Planung
(Vorentwurfs- und Genehmigungsplanung)

- Festlegen des zeitlichen Rahmens bezüglich der Entwurfsplanung, der Projektrealisierung und Inbetriebnahme. Festlegen der wesentlichen Ecktermine für das Projekt.
- Entwicklung differenzierter, zeitlicher Vorgaben für die weiteren Planungsschritte. Hierfür wird das FM eine erste Fassung eines Rahmenterminplanes erarbeiten. Dieser Terminplan wird mit allen Beteiligten abgestimmt und ist für die weitere Arbeit absolut verbindlich. Das FM wird diese Termine streng überwachen und Abweichungen mit den jeweiligen Beteiligten erörtern.
- Kontrolle der Termineinhaltung durch die Planer und Fachplaner während der Planungsphase.
- Im Falle eintretender Störungen oder Zeitverzögerungen geeignete Maßnahmen zur Sicherstellung der vereinbarten Termine einleiten und deren Durchführung überwachen.

Ausführungsvorbereitung
(Ausführungsplanung, Vorbereitung und Mitwirkung bei der
Vergabe)

- Rahmenterminplan für die Projektrealisierung erstellen.
- In diesem Terminplan werden sowohl die notwendigen Planungsvorgänge als auch die Vorbereitung der Verträge mit den auszuführenden Firmen aufgezeigt.
- Einbeziehen und Koordinieren der von Planern im Rahmen ihrer Grundleistung zu erstellenden Terminpläne in den Rahmenterminplan. Erstellung von Terminlisten auf der Grundlage des Terminplanes zur Überprüfung der vorgegebenen Termine. Insbesondere: -> Werden die Termine zum Versand eingehalten?-> Sind alle Voraussetzungen für die Ausschreibung geregelt, z. B. fertiggestellte, vom Bauherrn genehmigte Planungsunterlagen, Bieterkreis, besondere Ausschreibungsbedingungen?
-> Wann erhält das FM die Ausschreibungsunterlagen zur Durchsicht?

Ausführung
(Objektüberwachung)

- Entsprechen die Planungen, einschließlich der Detailplanungen, dem Planungs- und Bauablauf?
- Bei Abweichungen mit den Beteiligten erörtern und durch Anpassung der weiteren Planung an den Bauablauf die Abweichung beseitigen.
- Die von den Planern im Rahmen ihrer Grundleistungen zu erstellenden Terminpläne werden überprüft und bei einer Plausibilitätsprüfung mit einbezogen.
- Im Bedarfsfall sind ergänzend Steuerungsterminpläne, auch für kurzzeitige Leistungsphasen, aufzustellen und mit den Beteiligten abzustimmen.
- Die Durchführung der neuen Terminabläufe wird bei den Planern und Bauleitern überwacht.

Projektabschluss
(Objektbetreuung und Dokumentation)

- Terminabläufe, die für die Übergabe des Projektes notwendig sind, mit dem Bauherrn und den Beteiligten erarbeiten und in Terminlisten erfassen. (u.a. Einweisungen des Bedienungs- und Wartungspersonals für die gebäudetechnischen und labortechnischen Anlagen.)
- Durchführung aller förmlichen Abnahmen für die Bauleistungen und die Leistungen der Gebäudetechnik.
- Übergabe des Gebäudes an den Bauherrn.
- Den Bauherrn über den Inhalt und die Wichtigkeit der Übergabe informieren.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

1.129

Aufstellen/Abstimmen der Generalablaufplanung und Ableiten des Kapazitätsrahmens

Beispiel eines Generalablaufplanes der Projektentwicklung:

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