Planung der Implementierung

Expert sitz sorgfaeltig ein Jenga-Bauteil auf den Turmkopf auf

Eine umfassende Analyse der Anforderungen und Ziele sollte der Implementierung vorausgehen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden

Eine sorgfältige Planung der Implementierung im Facility Management ist entscheidend, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten. Bei der Implementierung sollten klare Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert werden, um effektive Zusammenarbeit und Koordination zu ermöglichen. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Implementierungspläne ist wichtig, um auf veränderte Anforderungen und Gegebenheiten reagieren zu können und die Zielerreichung sicherzustellen.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

0.850

Erfolgsfaktoren und Herausforderungen bei der Umsetzung von Facility-Management-Maßnahmen

Erstellung
Vorbereitungsphase
Auswahlphase
Entwicklung eines Umstellungsplans
Regeln
Sicherstellung durch Verträge

Erstellung von (Zeit-) Plänen für die Implementierung des FM

Abbildung eines Mitarbeiters bei der Analyse eines Flussdiagramms

Hier wird von einem existierenden FM-Betrieb ausgegangen, welcher verbessert werden soll. Dies betrifft nicht FM-Implementierung nach Immobilien-Neubau. Die Einzeltermine sind abhängig von der Projektgestaltung (Ressourcen, Kompetenzen, Leidensdruck usw.).

Folgendes Vorgehensmodell sollte i.d.R. angewendet werden:

Vorbereitungsphase

Entwicklung eines strategischen Plan
Evaluierung bestehender Produkte und Service-Portfolios
identifizieren von möglicherweise sinnvollen Fremdvergaben
spezifizieren von Erfolgsfaktoren und Entscheidungskriterie
Entwicklung einer geeigneten Einführungsmethode der Leistung einschließlich der Prozesse
bei Fremdvergabe Festlegung der Auslagerungsmethode

Auswahlphase

Auswahlbeschränkung auf bestimmte Leistungen, um sich nicht zu verzetteln (Personal),Bildung eines Implementierungsteams (Betriebsrat ggf. beachten).Verhandlungsphase (sofern eine betriebsinterne Leistungsvereinbarung bzw. ein externer Leistungsvertrag zu schließen sind):
Offenlegen der Interessen und daraus folgenden Optionen der Partner,Optimierung von Optionen,

Implementierungsphase:

Entwicklung eines Organisationskonzepts (z.B. Aufbauorganisation und Ablauforganisation zur Leistungsrealisierung, aber auch zur Steuerung (Managementkonzept),Formulierung der Service- und Leistungsvereinbarungen,
Entwicklung und Installierung von Kooperationsbeziehung, sofern notwendig,
Inbetriebnahme
Managementprozesse,Aufgabenabwicklung,
Controlling
prozessbegleitende Optimierung

Regeln

Strategieplan für die Zusammenarbeit entwickeln,klare Ziele und Regeln festlegen,
Schnittstellen und Verantwortlichkeiten definieren,
Aufnahme eines intensiven Informationsaustausches über gekoppelte Kommunikationssysteme,
gegenseitige Unterstützung.

Sicherstellung durch Verträge

Eine wichtige Grundlage für eine langfristig problemarme Kunden-Dienstleister-Beziehung stellt die Sicherstellung der Leistungen durch einen ausgereiften Vertrag dar. Das betrifft einerseits die interne Leistungsvereinbarung mit der obersten Leitung und andererseits geschlossene Outsourcing-Verträge für Leistungen, die nicht im eigenen Hause wirtschaftlich oder qualitätsgerecht erbracht werden sollen oder können.