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Facility Management » Strategie » zentrale Funktionen » Risiko

Risikomanagement im Facility Management

Geschaeftsmann spielt sorgfaeltig Jenga am Arbeitstisch

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

9300

Beschreibung

Figur eines Mitarbeiters beim Abwaegen verschiedener moeglichen Wege bei schlechtem Wetter

Beurteilung und Management von Risiken und Bedrohungen für die (FM-) Organisation.

Unterprodukt:
Risikostrategie

Produktnummer nach DIN EN 15221-4

9310

Beschreibung

Grafische Darstellung zwei Mitarbeiter, die Schach bei schlechtem Wetter spielen und Symbole fuer Recht und Gesetze

Unterstützung bei Risikostrategien, Einhaltung von Gesetzen nachweisen.

Inbegriffen

Spezialwerkzeuge, externe Dienstleister.

Nicht inbegriffen

Bürofläche

Aktivitäten (Beispiele)

Sicherstellung der Rechtssicherheit

Facilities (Beispiele)

Datenbank mit rechtsverbindlichen oder empfohlenen Aktivitäten und den damit verbundenen Sanktionen.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.114.1

Regelwerke verfolgen

Der Prozess Regelwerksverfolgung bringt Licht in einen sehr verschatteten und noch viel zu häufig vernachlässigten Graubereich.

Die gesetzlichen Vorgaben zum sicheren Umgang mit Anlagen und Arbeitsmittel nehmen tendenziell stetig zu. Technisch Verantwortliche in Unternehmen stehen bei der Einhaltung dieser Vorgabe im Spannungsfeld zwischen einer von der Unternehmensführung eingeforderten höheren Wirtschaftlichkeit, einem mit sinkenden Personalzahlen einhergehendem Know-how-Verlust und einer zunehmenden Komplexität der Anlagen und Produktionsprozesse.
Um unter diesen Bedingungen wirtschaftlich und mit vertretbaren Haftungsrisiken zu arbeiten, müssen die gesetzlichen Vorgaben eng in die täglichen Arbeitsprozesse integriert werden. Eine "Parallel-Organisation" zur Abdeckung der gesetzlichen Anforderungen ist aus wirtschaftlicher Sicht nicht mehr vertretbar. Responsibility Management ist eine Systematik, die Instandhaltungsaufgaben im Bereich des Facility Managements um den Komplex des Arbeitsschutzes und der Anlagensicherheit ergänzt. Es gilt mit einem Responsibility Management-System mehr Haftungs- und Arbeitssicherheit (legal compliance) zu erreichen ohne die Wirtschaftlichkeit der FM-Prozesse aus dem Auge zu verlieren.

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.114

Betreiberverantwortung am Standort wahrnehmen, sofern und soweit rechtswirksam übertragen

Grafische Darstellung eines Mitarbeiters am Computer & eines Getriebemechanismus

Nachdem Unternehmen nicht anders handeln können, als durch Personen, die sie vertreten und in ihrem Namen handeln, übertragen sich Unternehmenspflichten zwangsläufig auf Personen. Diese sind die vertretungsberechtigten Organe, die für ihr Unternehmen jeweils zu organisieren haben, durch wen und wie im Einzelfall die Pflichten wahrzunehmen sind. Grundsätzlich sind die Organe dabei frei in ihrer Organisationshoheit, müssen aber den Erfolg (die Wirksamkeit) gewährleisten.

Nach der gängigen Praxis verteilen sich die einzelnen Pflichten auf die drei Haupt-Hierarchie-Ebenen

Unternehmensleitung -> Organisationspflichten
Führungskräfte -> Führungspflichten
Beschäftigte -> Durchführungspflichten
Beauftragte -> Besondere Pflichten (i.d.R. weisungsfrei).

In der Gesamtheit ergeben sich zahlreiche persönliche Pflichten, über die die folgende Tabelle einen Überblick gibt. Die dort dargestellten persönlichen Betreiberpflichten werden (zeilenweise) nachfolgend erläutert.

Die diesbezüglichen gesetzlichen Forderungen gelten grundsätzlich unternehmensweit und umspannen alle Ressorts. Siehe hierzu https://betreiberverantwortung.fm-connect.com.

Die hier für das Aufgabenfeld des FM getroffenen Aussagen lassen sich deshalb auf alle Unternehmensbereiche übertragen.

PERSÖNLICHE BETREIBERPFLICHTEN

ORGANISATIONS-PFLICHTEN

FÜHRUNGSPFLICHTEN

DURCHFÜHRUNGS-PFLICHTEN

der Unternehmensleitung

der Führungskräfte

der Beschäftigten

Aufbauorganisation

...festlegen
Durch die Festlegung einer lückenlosen und in sich widerspruchsfreien Aufgabenverteilung und Vertretungsregelung hat die Unternehmensleitung sicherzustellen, dass es weder Zuständigkeitslücken noch blockierende Kompetenzüberschneidungen gibt.

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geeignete Führungskräfte

...einsetzen
Die Unternehmensleitung darf nur fachlich qualifizierte und geeignete Führungskräfte für die Erfüllung weiterer Pflichten einsetzen. Die Pflichtenübertragung ist ggf. gesondert zu regeln. Die Wahrnehmung ist zu über-wachen.

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Betriebsbeauftragte /Koordinatoren

...bestellen
Sofern die entsprechenden betrieblichen Voraussetzungen vorliegen, hat die Unternehmensleitung Betriebsbeauftragte bzw. Koordinatoren zu bestellen bzw. entsprechend qualifizierte Fremdfirmen zu beauftragen

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Gefährdungsbeurteilung

...veranlassen
Es obliegt der Unternehmensleitung, eine regelmäßig wiederholte Beurteilung der Gefährdungen im Gebäude zu veranlassen.

...durchführen
Gefährdungen sind zu beurteilen; entsprechende Schutzmaßnahmen sind zu ergreifen bzw. zu veranlassen. Die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen sind zu dokumentieren und aufzubewahren.

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gesetzliche Prüfungen

...sicherstellen
Die Unternehmensleitung hat dafür Sorge zu tragen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt und erkannte Mängel behoben werden.

...organisieren
Die gesetzlich vorgeschriebenen Prüfungen durch zugelassene Überwachungsstellen (früher: Sachverständige) und befähigte Personen (früher: Sachkundige) sind zu organisieren, durchzuführen und zu dokumentieren.

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geeignete Beschäftigte oder Dienstleister

...auswählen
Die Unternehmensleitung hat durch Auswahl und Einstellung von Arbeitnehmern oder durch Beauftragung von Fremdfirmen dafür Sorge zu tragen, dass für die zu erbringenden Leistungen ausreichend fachlich qualifizierte und geeignete Personen zur Verfügung stehen.

...einsetzen
Soweit ihnen geeignete Personen zur Verfügung stehen, haben die Führungskräfte sie entsprechend ihrer Qualifikation einzusetzen. Stehen ihnen geeignete Personen nicht zur Verfügung, dürfen sie Arbeiten im Zweifelsfall nicht durchführen lassen.

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Ablauforganisation (Arbeitsabläufe)

...festlegen
Die betrieblichen Arbeitsabläufe sind durch die Unternehmensleitung derart festzulegen, dass Gefährdungen für die Mitarbeiter, Dritte und die Umwelt vermieden werden.

...überwachen
Die ordnungsgemäße Durchführung sämtlicher Arbeiten unter Einhaltung der Vorgaben und festgelegten Abläufe ist zu überwachen.

...einhalten
Die durch die Unternehmensleitung festgelegten Arbeitsabläufe sind einzuhalten, sofern hierdurch keine Konflikte mit öffentlichrechtlichen Bestimmungen entstehen. Etwaig auftretende Gefahren für die Sicherheit und Gesundheit oder Defekte an Schutzsystemen sind zu melden oder (sofern möglich) zu beseitigen.

An-, Ein- und Unterweisungen

...veranlassen
Durch die Übertragung entsprechender Pflichten an die Führungskräfte sowie Bereitstellung entsprechender Unterlagen (z. B. Betriebshandbücher) hat die Unternehmensleitung dafür Sorge zu tragen, dass die Beschäftigten in die zu verrichtenden Tätigkeiten eingewiesen und unterwiesen sind.

...erteilen
Die Führungskräfte haben den Beschäftigten (Arbeitnehmern oder Fremdfirmen) die Anweisungen, Ein- bzw. Unterweisungen zu erteilen, damit sie Gefahren erkennen und vermeiden können. Hierzu gehören Hinweise auf mögliche Gefährdungen bei der Durchführung sowie Anleitung zur sachgerechten Arbeit, z.B. mittels Arbeitsanweisungen.

...befolgen
Beschäftigte sind verpflichtet, Anweisungen ihrer Vorgesetzten zu befolgen, sofern dies nicht gegen höherrangige Bestimmungen verstößt. Bei Widersprüchen haben gesetzliche Vorschriften Vorrang gegenüber dienstlichen Anweisungen, d.h. sicherheitswidrige Weisungen dürfen nicht befolgt werden.

geeignete Arbeitsmittel

...auswählen
Die Unternehmensleitung hat geeignete Arbeitsmittel auszuwählen und zu beschaffen bzw. deren Beschaffung zu veranlassen.

...bereitstellen
Die Führungskräfte haben dafür zu sorgen, dass die für die Durchführung der Arbeiten geeigneten Arbeitsmittel auch bereitgestellt sind.

...benutzen
Die bereitgestellten und vorgesehenen Arbeitsmittel (z. B. die persönliche Schutzausrüstung) sind bestimmungsgemäß zu benutzen. Einrichtungen und Arbeitsstoffe dürfen nicht unbefugt benutzt werden; Einrichtungen dürfen nicht unbefugt betreten werden.

sonstige Pflichten

Sicherstellung der Ersten Hilfe, Arbeitsmedizinische Vorsorge, Erfassen und Anzeigen von Unfällen,
Durchführen von Instandhaltungen

Unterstützung der Ersten Hilfe

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