1163-6.321.4 Dokumentation verwahren

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.321.4

Ein wesentlicher Bestandteil der FM-Leitung ist die Dokumentation. Nur eine strukturierte und aktuell geführte und sicher verwahrte Dokumentation ermöglicht den schnellen Zugriff auf benötigte Liegenschaftsdaten sowie das Erkennen von Tendenzen.

Vorzugsweise in einem speziellen Objekttechnikerhandbuch sind vorliegende Berichte ordnungsgemäß und aktuell zu führen und sicher zu verwahren. Zugang (auch elektronisch) haben nur die befugten Personen.

Um auch nachträglich Auskunft über Änderungen, z.B. bei der Instandhaltungsplanung, geben zu können, sind schriftlichen Darstellungen und Vorgaben (auch ungültig gewordene) für mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Behördliche Auflagen zur Pflege und Aufbewahrung von Dokumenten, wie Prüfbücher, Monteursberichte, Abnahmeprotokolle etc. sind einzuhalten.

Im Objekttagebuch befinden sich alle
- Vorkommnisse,
- Fremdfirmeneinsätze,
- Instandhaltungs- und Wartungsmaßnahmen,
- aufgetretene Schäden,
- Reparaturen sowie die Haupttagesaktivitäten,
- außerhalb der vereinbarten Regelleistungen erbrachte Arbeiten.