1162-6.310.11 Dokumentieren betrieblicher Abläufe

FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2

6.310.11

Dokumentieren betrieblicher Abläufe und Vorkommnisse

Grundsätzlich ist über alle Vorgänge, die im Rahmen des FM stattfinden, eine Dokumentation anzulegen. (Durchgängiges Dokumentations- und Berichtswesen)

Diese dient:
- dem Nachweis, dass der Betreiberverantwortung mit Sorgfalt nachgekommen wird,
- als Leistungsnachweis (z.B. für Entlohnung, Vertragserfüllung usw.).

Es sind einfache Methoden der Dokumentation zu benutzen (z.B. Formblätter, Arbeitskarten).

Informationsmanagement:
- Betriebsprotokolle, Dokumentation in das Betriebstagebuch,
-Betriebsanweisungen vorhanden und eingehalten,
- Abnahmeprotokolle,
- Dokumentation mit Hilfe CAFM und auf Anforderung auf Papier,
- Energiemanagement (ständig, jährlich),
- Gebäudeautomation (ständig besetzte Stelle, sofortige Weiterleitung von Meldungen, zufällige Meldungen erfassen, weiterleiten),
- Wartungsberichte, Instandsetzungsberichte, Vertragserfüllungen, Bestandspläne aktualisiert usw.,
- Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilungen (dokumentieren, aufbewahren),
- Bestätigung der durchgeführten Arbeit,
- Einsätze im Winterdienst sind im Winterdienst-Einsatzprotokoll zu dokumentieren,
- u. a. m.

Die Forderung nach umfassender Dokumentation wird von Praktikern mitunter als negativ eingeschätzt, weil sie einen Aufwand zur Folge hat. Dieser wird insbesondere dann für nicht nötig gehalten, wenn sich scheinbar oder tatsächlich die zuständigen vorgesetzten Stellen Berichten gegenüber uninteressiert zeigen.
Um jedoch die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung – insbesondere im Havariefall – evident zu machen, ist das Berichtswesen ein Muss im FM.

Allerdings ist bei Einführung einer intelligenten CAFM-DV der Bericht meist ein ohnehin vorhandenes „Abfallprodukt“. In diesem Sinne soll das nachstehende Lean Controlling verstanden werden:

Lean Controlling:
- Reduzierung der Berichtswege,
- Bereinigung des formalen Berichtswesens,
- Befreiung und Kontrolle von Ballast,
- schlanke Verwaltung,
- Vermeidung bürokratischer Verhaltensweisen.