1000-6.113.2 Reporting (auf Objektebene)
FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2
6.113.2
- Aufbau des Berichtswesens für den AG.
- Erstellung von Muster-Dokumenten, Abstimmung.
- Monatliche Dokumentation der Leistungen und Übergabe des Berichts. An dieser Stelle werden nur die Berichte des Bereiches FM behandelt, die regelmäßig an die Leitung zu übergeben sind. Das interne Berichtswesen des Bereiches FM ist hier nicht gemeint.
- Mit der Leitung sind Form, Inhalt, Umfang, Turnus usw. abzustimmen.
- Inhalte der Berichte (beispielhaft):
-> durchgeführte Arbeiten,
-> unmittelbar anstehende Arbeiten,
-> geplante Arbeiten,
-> Abweichungen vom Plan beim Budget,
-> Abweichungen vom Plan bei Energie & Medien,
-> ungeplante Vorkommnisse,
-> Verbesserungsvorschläge,
-> jeweils für den Berichtszeitraum und für alle beauftragten Leistungsbereiche.
- Form (beispielhaft):
-> in Papierform,
-> als pdf-Dateien,
-> im CAFM-System.
- Berichtsarten sind:
-> Monatsberichte,
-> Quartalsberichte,
-> Jahresberichte,
-> Berichte zum Lebenszyklus,
-> Berichte zu notwendigen Reinvest- /Umbaumaßnahmen,
-> Businessplanung (Budget).
- Kaufmännisches Berichtswesen
Der FM-Bereich hat stets über die wirtschaftliche Situation des Objektes zu informieren.
- Leistungen:
-> Erstellung von folgenden Berichten:
--> Bericht zum Wirtschaftsplan,
--> Bericht zur Objektbuchhaltung inkl. Monats- und Jahresabrechnungen, etc.,
--> Bericht zu Nebenkosten,
--> Bericht zur Mietverwaltung inkl. Vetragsübersicht, Vermietungsstand, Leerstand, --> Vermarktungsaktivitäten, Entwicklungen, Optionen, auslaufende Verträge, Mahnwesen, etc.,
--> Bericht zum Vertragsmanagement inkl. Übersicht über Verträge und Kosten, --> Kündigungsfristen, Laufzeiten, Optionen, besondere Klauseln, etc.,
--> Bericht zur Verfolgung von Mangelansprüchen inkl. Übersicht aller Mängel, durchgeführte Maßnahmen, Ergebnisse, Kosten, etc.
-> Alle Berichte haben durchgeführte Tätigkeiten und Maßnahmen, besondere Vorkommnisse, Entwicklungen und Empfehlungen zu enthalten.
Details sind ggf. zu ergänzen oder zu ändern.
