2422-6.820 Postdienste durchführen
FM-Leistung - Nummer nach GEFMA 100-2
6.820
- Moderne Poststellen betreiben Informationslogistik
- Nutzung des zunehmend dynamischen Postmarktes:
- Zum Leistungsumfang gehören
- Außerdem Verordnungen und Gesetz
- Annahme eingehender Post
- Bestellen von Spediteuren, Warenversand
- Erstellen von Lieferunterlagen
- Frankieren und Weiterleiten
- Postverteilung
- Sammlung ausgehender Post
- Verpacken von ausgehenden Frachtgütern
- Verwalten von Lieferunterlagen
- Warenannahme und -eingangskontrolle
Moderne Poststellen betreiben Informationslogistik
Viele für das Unternehmen relevante Dokumente werden hier umgeschlagen:
-> Notwendigkeit für qualifiziertes und zuverlässiges Personal,
-> oft vor Weiterleitung an Empfänger revisionssicher archiviert,
-> je nach technischem Entwicklungsstand in Form der Originale oder mit Hilfe elektronischer Workflowsysteme,
-> vor Verlassen des Unternehmens revisions- bzw. zugriffsichere Archivierung, sofern nicht bereits erfolgt.
Nutzung des zunehmend dynamischen Postmarktes:
-> attraktive Rahmenverträge mit den Brief- und Paketzustelldiensten (Sparen bei Porto und Frachtraten),
-> eine ständige Besetzung der Poststelle und der Warenannahme ist zu gewährleisten,
-> als allgemeine Leistungszeit wird Montag bis Freitag, von 08:00 bis 16:30 Uhr festgelegt (Beispiel),
-> soweit erforderlich, Serviceverfügbarkeit auch außerhalb der regulären Leistungszeit zur Verfügung stellen.
Zum Leistungsumfang gehören
u.a. folgende Tätigkeitsbereiche:
-> Posteingang (Briefe, Pakete, Kuriersendungen, Sondersendungen),
-> Postausgang (Briefe, Pakete, Kuriersendungen, Sondersendungen),
-> Postlogistik, Materialtransporte im Gebäude,
-> Verpacken (Pakete, Sondersendungen),
-> Hauspost.
Außerdem Verordnungen und Gesetz
- Datensicherheit/Verschwiegenheit,
- Bundesdatenschutzgesetz,
- Postdatenschutzverordnung (PDSV),
- Postgesetz (PostG).
Annahme eingehender Post
- Ein bevollmächtigter Fahrer des AN holt den Posteingang einmal täglich z. B. zwischen 8:00 und 8:30 Uhr beim zuständigen Postamt ab.
- Einschreiben und Retouresendungen werden getrennt angeliefert.
- Die zentrale Poststelle nimmt sämtlichen Posteingang in Empfang (Unterscheiden externe und interne Post).
Bestellen von Spediteuren, Warenversand
- Auswahl von Spediteuren nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit
- Feste Rahmenverträge schließen
- Zuverlässigkeitskriterien festlegen und überprüfen
Erstellen von Lieferunterlagen
- Festlegen des Umfanges der Rückverfolgbarkeit,
- Kennzeichnungspflicht unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten; Benutzung von vorhandenen Aufzeichnungen (z.B. Zeichnungen, Stücklisten, Spezifikationen, betriebsinterne Laufzettel),
- Lieferpapiere,
- Fahrzeugbegleitpapiere,
- Wiegedokumente,
- Tachographenscheiben,
- Laboranalyse-, Auftrags-, Chargen- oder Liefernummer, welche vom Wareneingang erfasst, archiviert und auf die Begleitpapiere für Eingangslager und Weiterverwendung für die nachfolgenden Abteilungen übertragen wird.
- Bei der Auftragsvergabe dem Lieferanten z.B. nachfolgende Kennzeichnungen auferlegt:
Jede Ware, die zum Versand an unser Werk bereitgestellt wird, muss folgende Angaben auf dem Warenanhänger sowie den Lieferpapieren enthalten:
-> Lieferant / Liefanten-Nummer,
-> Menge / Auftragsnummer,
-> Fertigungsstätte,
-> Herstell- oder Verpackungsdatum,
-> Material-/Teile-/ Chargennummer,
-> Angabe der Konstruktionsänderung (wenn nötig)
-> Freigabestatus (sofern mit uns keine anderen Abmachungen getroffen wurden).
- Die ersten drei Lieferungen nach einer Konstruktionsänderung müssen besonders gekennzeichnet werden.
Frankieren und Weiterleiten
-Das Frankieren erfolgt mit einer Frankiermaschine.
- Die Porti der Beförderungsunternehmen (Deutsche Post) sind im Zusammenhang mit den Produktinformationen aktuell zu pflegen z.B. Standardbrief, Sonderabmaße, Gewichte, dsgl. für Päckchen und Paketsendungen, sowie für Speditionsgut.
- Weiterleitung an die zuständige Versandstelle der Deutschen Post bzw. des jeweiligen Versandunternehmens durch Boten oder Abholung.
- Instandhaltung und Erneuerung von Frankiermaschinen, Sortier- und Verteilanlagen, sowie der Datenhaltung (Adressdateien usw.).
- Das zentrale Druckoperating sollte Bestandteil der Postdienste sein:
-> Möglichkeit, Druckaufträge in elektronischer Form, Online, in die Poststelle zu geben, die dann dort zentral auf einem leistungsfähigen Drucker produziert werden,
-> Mailingaktionen und Einzelbriefe können so zusammenhängend gedruckt, kuvertiert, adressiert, frankiert und versandfertig zusammengestellt werden,
-> Programmtechnik ermöglicht eine Postleitzahlenvorsortierung und Portooptimierung.
Postverteilung
- Nutzung von strukturellen Unternehmens-Wissensdatenbanken (z.B. aus Flächenmanagement und Unternehmensentwicklung) für die Postverteilung vereinfacht die Informationsweiterleitung und Verteilung der Eingangspost deutlich.
- Anlernzeiten bei Strukturänderungen bzw. Umzügen sind kurz.
- Verteilungslevel:
-> bis zum Arbeitsplatz,
-> Etagenverteilung (Etagenpostregal),
-> Postfächer in der Poststelle (individuelle Abholung von der Postverteilwand),
-> Mix in Abhängigkeit von der Position,
-> elektronische Postverteilung (z.B. gescannte Versionen),
-> Verteilzeiten; ggf. differenziert nach Art der Post (z.B. Wochenzeitschriften nur mittwochs und freitags),
-> Einbindung Logistik bei schweren Sendungen.
Sammlung ausgehender Post
Entsprechend Postverteilsystem ist ein Postsammlungssystem zu etablieren. Beide sollten kongruent sein (nicht etwa Hightech bei dem einen System und Handarbeit bei dem anderen.)
- Dokumenten-Management-Systeme,
- elektronische Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen schnellen Kommunikationsfluss zwischen den Beteiligten am Kernprozess,
- Voraussetzung:
-> DV-System,
-> Identifizierung der Dokumentenströme (Prozesscharakter),
-> sinnvolle Umsetzung.
- Response
-> Das zentrale Druckoperating ist ein Bestandteil der Postdienste. Hier besteht die Möglichkeit, Druckaufträge in elektronischer Form, Online, in die Poststelle zu geben, die dann dort zentral auf einem leistungsfähigen Drucker produziert werden. Mailingaktionen und Einzelbriefe können so zusammenhängend gedruckt, kuvertiert, adressiert, frankiert und versandfertig zusammengestellt werden. Die Programmtechnik ermöglicht eine Postleitzahlenvorsortierung und Portooptimierung (Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern).
Verpacken von ausgehenden Frachtgütern
- Vorteilhaft ist das zentrale Verpacken im Lager, damit dies nicht (aufwendig und unprofessionell) in den Abteilungen geschieht.
- Das Lager ist verpflichtet, Verpackungsaufträge anzunehmen.
- Die zu verpackende Sendung ist dem Versanddokument zuzuordnen, d.h. es muss ein Versandauftrag vorliegen.
- Genormtes, geeignetes und kostengünstiges Verpackungsmaterial und Verpackungswerkzeuge verwenden (Sicherheitsbestimmungen).
- Sicherheitsbestimmungen bei Spezialversand (aktuelle Checkliste, Schulung der Mitarbeiter).
Verwalten von Lieferunterlagen
- Materialbestände in Kartei/DV-System eintragen.
- Entnahme:
-> Die Entnahme erfolgt grundsätzlich mit einem Materialentnahmeschein, aus dem die Kostenzuordnung klar ersichtlich ist.
-> Die Entnahme auftrags-/objektgebundenen Materials erfolgt entsprechend der vorgegebenen Materialentnahmescheine mit der Unterschrift des zuständigen Leiters des ausführenden Bereiches.
-> Falls der Zuschnitt von Materialen nötig ist (z.B. Stabmaterial, Platten) erfolgt dieser sinnvollerweise ebenfalls in der Warenausgabe, um sperrigen Transport zu vermeiden.
-> Zuschnitte sind zu kennzeichnen mit der vorhandenen Kennzeichnung des Materials, und das Reststück ist auf das Vorhandensein der Kennzeichnung zu prüfen.
-> Bei Unterschreitung von festgelegten Mindestbeständen Nachbestellung auslösen.
Warenannahme und -eingangskontrolle
- Anlieferung über den Wareneingang.
- Bei der Warenannahme ist darauf zu achten, dass das Material ordnungsgemäß gekennzeichnet ist und mit den Lieferpapieren übereinstimmt.
- Sicherstellen, dass die Qualitätsmerkmale vorhanden sind, sonst Reklamation veranlassen, ggf. zurücksenden.
- Qualitätsmerkmale selbst oder mit Hilfe feststellen, ggf. Stichprobenregelung festlegen,
- Überprüfung der Ware zum Ausschluss des Eingangs unerlaubter bzw. terroristischer Sendungen (Sicherheitsbestimmungen z.B. Röntgen, bei Verdacht kontrolliert öffnen, Polizeihunde u. a. m.).
- Sachgerechte Behandlung und Lagerung beachten (z.B. Kühlung, Separierung, Lage, Zerbrechlichkeit usw.).
- Betriebliche Festlegungen z.B. bei erhöhter Wachsamkeit beachten (Schulung, Einweisung, sicheres Verhalten).
- Material entsprechend seiner Güte in Regalen im Freien bzw. in der geschützten Lagerung einzulagern.
- Material in Lagerkartei eintragen.
- Material mit Materialattest ist gesondert führen und zu kennzeichnen.
- Auftragsgebundenes beschafftes Material, welches kostenmäßig gleich einem Objekt zugeordnet ist, gesondert einlagern und Ankunft melden.
- Die Ware ist mit der Objektbestimmung zu kennzeichnen und in die Lagerkarte aufzunehmen.
- Dokumentation und Verwaltung der Lagerabläufe, Lagerartikel und Bestände:
-> Lagerartikel mit den Angaben artikelspezifischer Daten, Artikelklasse, Hersteller Artikelnummer, Lagerort, Bestände, Alternativartikel,
-> Bestellung als einen vereinfachten Vorgang oder mit einzelnen Bestellpositionen,
-> Anlieferung als einen vereinfachten Vorgang oder explizit mit einzelnen Lieferpositionen,
-> Wareneingangskontrolle als einen vereinfachten Vorgang oder mit einzelnen Positionen,
-> Artikelspezifische Bestandsanzeigen für Lagerbestand, Reservierte Menge, Verfügbare Menge, Mindest- / Sicherheitsbestand und Maximalbestand,
-> Entnahme als einen vereinfachten Vorgang oder mit einzelnen Auftrags- / (Entnahme) –positionen,
-> Lagerartikel anlegen auf der Basis eines Artikelkataloges,
-> ständige Ermittlung der Bestände mit der Ausgabe von Warnmeldungen bei Unter- oder Überschreiten von den eingestellten Artikelmengen,
-> Barcodegenerierung für die Etikettierung,
-> Inventur mit Dateiimport von gescannten Lagerbeständen,
-> einstellbare Berechnungsmethode für die Ermittlung des Lagerwertes des einzelnen Lagerartikels und des gesamtem Lagers,
-> ausweichen auf gelistete Alternativartikel,
-> Überwachung der Mengenschwellen für Gefahrstoffe in den Lagern,
-> Lagerartikel die zu Geräten gehören die entsorgt wurden, können ausgesondert werden.
