Widersprüchliche Informationsquellen und Doppelpflege vermeiden
Facility Management nutzt heute zahlreiche Systeme für Anlagen, Flächen, Kosten, Dokumentationen, Verträge, Störungen und Personen. Häufig werden identische Informationen parallel in CAFM, ERP, BIM, GLT oder individuellen Tabellen gepflegt. Dadurch entstehen unterschiedliche Datenstände und Unsicherheit darüber, welche Information verbindlich ist. Eine klare Datenarchitektur beginnt deshalb mit der Frage, welches System für welche Information führend sein soll. FM-Connect.com analysiert Datenquellen, Prozesse und Informationsflüsse und entwickelt daraus ein nachvollziehbares Ordnungsmodell für den gesamten FM-Datenhaushalt.
Klare Systemführerschaft und Datenverantwortung
Verbindliche Quellen für zentrale FM-Informationen festlegen
Nicht jede Anwendung sollte sämtliche Daten selbst erzeugen und verwalten. Für wesentliche Informationsobjekte ist festzulegen, welches System die verbindliche Quelle bildet. Personaldaten können beispielsweise aus dem HR-System stammen, Kosten aus dem ERP und technische Anlageninformationen aus dem CAFM. Andere Systeme übernehmen diese Informationen über definierte Schnittstellen. Dadurch sinkt der Pflegeaufwand und gleichzeitig steigt die Verlässlichkeit. Wichtig ist, die Systemführerschaft aus fachlichen Prozessen und Verantwortungen abzuleiten und nicht allein aus vorhandenen technischen Möglichkeiten.
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| Anlagen | CAFM / Asset-System | Technisches FM |
| Flächen | CAFM / BIM | Flächenmanagement |
| Kosten | ERP | Controlling |
| Personen | HR-System | Human Resources |
| Meldungen | Service-Desk-System | Service Management |
| Dokumente | DMS / CDE | Dokumentationsverantwortung |
Data Owner und Pflegeverantwortliche verbindlich zuordnen
Ein führendes System garantiert noch keine Datenqualität. Entscheidend ist, wer für Inhalt, Aktualität, Prüfung und Freigabe verantwortlich ist. FM-Connect.com entwickelt hierfür geeignete Rollenmodelle mit fachlichen Data Ownern und operativen Pflegeverantwortlichen. Dabei wird unterschieden, wer Informationen erzeugt, wer sie prüft und wer sie lediglich nutzt. Diese Klarheit verhindert, dass fehlerhafte Daten dauerhaft zwischen Systemen weitergegeben werden. Gleichzeitig entstehen eindeutige Ansprechpartner für Datenqualität, Änderungen, Bereinigungen und die Weiterentwicklung der jeweiligen Informationsstrukturen.
CAFM, ERP, BIM, GLT und Service Desk sinnvoll verbinden
Eine leistungsfähige FM-Systemlandschaft entsteht nicht durch möglichst viele Schnittstellen, sondern durch klar definierte Datenflüsse. Für jede Verbindung sollte festgelegt sein, welche Informationen übertragen werden, in welche Richtung sie fließen und wie mit Änderungen oder Fehlern umgegangen wird. FM-Connect.com betrachtet technische und organisatorische Schnittstellen gemeinsam. Damit lassen sich redundante Datenbestände reduzieren und unterschiedliche Systeme gezielt entsprechend ihrer jeweiligen Funktion einsetzen. Zugleich verbessert sich die Grundlage für Automatisierung, Reporting, Analytik und den Einsatz von KI.
Daten als verlässliche Grundlage des Facility Managements etablieren
Klare Datenverantwortung erhöht die Qualität operativer und strategischer Entscheidungen. Anlagenlisten, Flächeninformationen, Vertragsdaten und Leistungskennzahlen können nur dann zuverlässig genutzt werden, wenn ihre Herkunft nachvollziehbar und ihre Pflege geregelt ist. FM-Connect.com entwickelt eine Daten-Governance, die sich in bestehende Prozesse und Verantwortungsstrukturen integriert. Ziel ist keine theoretische Datenarchitektur, sondern ein praxistaugliches Modell für Erfassung, Änderung, Prüfung und Nutzung. Dadurch wird die Systemlandschaft beherrschbarer und das Facility Management langfristig datenfähiger.
