In kurzer Zeit ein belastbares Bild der FM-Situation gewinnen
Nicht jedes Beratungsprojekt benötigt zu Beginn eine monatelange Analyse. In bestimmten Situationen muss das Management innerhalb kurzer Zeit wissen, welche wesentlichen Risiken, Kosten- und Organisationsfragen im Facility Management bestehen.
FM-Risiken durch Rapid Assessments transparent bewerten
Zweifel an Betreiberorganisation oder Dienstleisterleistung.
Die Hauptseite beschreibt bereits die Analyse der Ausgangssituation als Grundlage der Beratung; eine eigenständige Rapid-Assessment-Leistung fehlt jedoch.
Fokus statt Vollständigkeit
Eine FM-Due-Diligence ist kein vollständiges Audit sämtlicher Anlagen.
Sie konzentriert sich auf die Frage:
Welche Sachverhalte können die anstehende Managemententscheidung wesentlich beeinflussen?
Die Prüftiefe wird deshalb am konkreten Anlass ausgerichtet.
Wir untersuchen beispielsweise:
Rollen und Zuständigkeiten,
Betreiberverantwortung,
Entscheidungswege,
personelle Schlüsselabhängigkeiten,
Eigen-/Fremdleistungsstruktur.
Besonders kritisch sind Verantwortungsbereiche, die formal oder praktisch nicht eindeutig besetzt sind.
Wesentliche Dienstleistungsverträge werden auf:
Laufzeit,
Kündigung,
Leistungsumfang,
Vergütung,
SLA,
Abhängigkeiten,
erkennbare Lücken
bewertet.
Ziel ist keine vollständige juristische Vertragsprüfung, sondern ein betriebswirtschaftlich-fachliches Risikobild.
Technische Risiken priorisieren
Anlagendaten, bekannte Mängel, Störungen und Investitionsbedarf werden risikoorientiert betrachtet.
Wir konzentrieren uns insbesondere auf:
kritische Infrastruktur,
überfällige Maßnahmen,
erkennbare Obsoleszenz,
ungeklärte Prüf- oder Betreiberpflichten,
erhebliche Instandhaltungsrückstände.
Ein Rapid Assessment betrachtet ebenfalls:
OPEX,
CAPEX,
größere Verträge,
Energie,
auffällige Kostenentwicklungen.
Dabei geht es zunächst um Transparenz und Plausibilität.
Datenqualität bewerten
Viele Entscheidungen scheitern nicht an fehlender Expertise, sondern an schlechter Informationslage.
Deshalb prüfen wir:
Anlagenregister,
Flächendaten,
Dokumentation,
CAFM,
Verträge,
Reporting.
Eine zentrale Feststellung kann durchaus lauten, dass eine bestimmte Entscheidung mit den vorhandenen Daten derzeit nicht belastbar getroffen werden kann.
Red Flags deutlich benennen
Das Ergebnis wird nicht in einer langen gleichgewichteten Feststellungsliste versteckt.
Wir unterscheiden beispielsweise:
kritisch – kurzfristig entscheiden,
wesentlich – zeitnah bearbeiten,
beobachten,
kein relevanter Handlungsbedarf.
Entscheidungsoptionen entwickeln
Zu wichtigen Red Flags werden Handlungsoptionen beschrieben.
Beispielsweise:
sofort stabilisieren,
vertieft untersuchen,
Ausschreibung vorbereiten,
Investition einplanen,
Verantwortlichkeit neu ordnen.
Schnelle Orientierung ohne Scheingenauigkeit
Eine Due Diligence ersetzt keine spätere Detailplanung.
Sie liefert aber innerhalb eines begrenzten Zeitraums eine belastbare Antwort auf die Managementfrage:
Wo bestehen die wesentlichen FM-Risiken und Handlungsfelder, und welche Entscheidungen sollten wir als Nächstes treffen?
Damit eignet sie sich besonders als Einstieg in Situationen, in denen zunächst Orientierung und Entscheidungsfähigkeit wichtiger sind als vollständige Detailtiefe.
