Auch nach Outsourcing muss der Auftraggeber Facility Management beherrschen
Outsourcing reduziert operative Eigenleistung. Es reduziert jedoch nicht automatisch die Verantwortung des Auftraggebers für Ziele, Budgets, Risiken und Leistungssteuerung.
Genau hier entsteht die Retained Organisation: jene FM-Kompetenz, die nach einer Fremdvergabe beim Auftraggeber verbleiben muss.
Die Hauptseite von FM-Connect behandelt Sourcing, Make-or-Buy, Verträge und Lieferantensteuerung bereits als zusammengehörige Beratungsfelder. In den tieferen TFM-Inhalten wird die retained organisation zudem bereits ausdrücklich als Auftraggeberebene für Freigaben, Eskalationen und kritische Entscheidungen beschrieben.
Retained FM-Organisation mit klaren Verantwortlichkeiten
Ein Dienstleister kann Wartung, Reinigung, Security oder sogar integrierte FM-Leistungen übernehmen.
Beim Auftraggeber verbleiben dennoch typischerweise Aufgaben wie:
Strategie,
Budget,
Betreibersteuerung,
Vertragsmanagement,
Leistungskontrolle,
Risikobewertung,
Freigaben,
Datenhoheit,
Eskalation.
Wer diese Fähigkeiten vollständig abbaut, verliert die Möglichkeit, seinen Dienstleister wirksam zu führen.
Wir unterscheiden beispielsweise:
Strategische Aufgaben: FM-Ziele, Standards, Investitionen und Sourcing.
Taktische Aufgaben: Vertragssteuerung, Reporting, Audits und Maßnahmen.
Kritische Entscheidungen: Sicherheitsabweichungen, Sonderfreigaben, Betreiberpflichten und wesentliche Betriebsrisiken.
Diese Aufgaben werden nicht pauschal an den Dienstleister übertragen.
Rollen statt Restorganisation entwickeln
Retained Organisation bedeutet nicht, einfach diejenigen Mitarbeiter übrig zu lassen, die nach einem Outsourcing nicht zum Dienstleister wechseln.
Stattdessen wird vom künftigen Steuerungsbedarf aus geplant.
Typische Rollen können sein:
Head of FM,
Vertragsmanager,
technische Betreibersteuerung,
HSE-/Compliance-Schnittstelle,
Daten-/CAFM-Verantwortung,
kaufmännische Steuerung.
Ressourcen realistisch bemessen
Eine zu kleine Auftraggeberorganisation führt häufig zu einer starken Abhängigkeit vom Dienstleister.
Eine zu große retained organisation kann dagegen Doppelarbeit erzeugen.
Deshalb betrachten wir:
Zahl der Standorte,
Leistungsvolumen,
Vertragskomplexität,
Kritikalität,
Reportingumfang,
Grad der Eigenleistung.
Informationsrechte sichern
Wer steuern soll, benötigt Daten.
Verträge und Systeme müssen deshalb sicherstellen, dass der Auftraggeber Zugriff besitzt auf:
Anlageninformationen,
Tickets,
Wartungshistorien,
Kosten,
Leistungsnachweise,
SLA,
Risiken.
Datenhoheit darf nicht faktisch beim Dienstleister liegen.
Kompetenz erhalten
Wenn operative Leistungen langfristig extern erbracht werden, kann internes Fachwissen schrittweise verloren gehen.
Die retained organisation benötigt trotzdem genügend Kompetenz, um Leistung zu beurteilen und Entscheidungen treffen zu können.
Das verlangt gezielte Qualifikation und gegebenenfalls externe Fachunterstützung.
Exit und Dienstleisterwechsel mitdenken
Eine wirksame Auftraggeberorganisation muss den Wechsel eines Dienstleisters grundsätzlich steuern können.
Dazu gehören:
Datenrückgabe,
Leistungsübergabe,
neue Ausschreibung,
Start-up des Nachfolgers.
Die entscheidende Frage lautet nicht:
„Wie viel FM können wir auslagern?“
Sondern: „Welche Fähigkeiten müssen wir intern behalten, damit wir ausgelagerte Leistungen weiterhin sicher, wirtschaftlich und im Sinne unseres Kerngeschäfts steuern können?“
Genau diese Fähigkeit schafft eine belastbare Retained FM Organisation.
